[心得] 《留白工作法》打造策略性停頓的職場指南

《留白工作法》讀後心得：打造策略性停頓的職場指南
為自己創造白色空間，擺脫瞎忙，做真正重要的事

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你經常感到忙得喘不過氣，行程表滿到爆炸嗎？現代人生活壓力大，我們更需要留出空間來思考、休息和發揮創意。今天我想和你分享的，就是如何在喘不過氣的工作與生活中，策略性地停下腳步，為自己和別人創造白色空間。

這本書的特色是什麼？

《留白工作法》的作者是企業顧問和培訓專家茱麗葉．方特（Juliet Funt），她的專長是幫助企業人才從繁忙的工作中解放出來。她合作過的對象包含了 Spotify、Nike、百事可樂等全球知名的企業。她的態度熱情又親切，培訓和教學的方式也很容易被落實到工作上，使她贏得全球最大型領導力活動中的最高評分。

這本書在談的是現在這個「過勞時代」，大家永遠都忙個不停，每天都疲於奔命，把行事曆塞得滿滿滿，好像愈忙的人愈有生產力。作者提醒我們要慢下來，替自己和別人創造「白色空間」，也就是在日常活動之間，刻意插入一些空白的時段，用來放空、思考和制定計畫。這個道理我們多多少少都懂，可是該「怎麼做」？作者在書中給出了很實際的指引。

有一些書兼具了理論和實用性，有一些書讀起來很生動又有趣，但是能融合以上「所有」元素的書就是屈指可數了，這本書就是其中一本。這本書給我的閱讀體驗是「漸入佳境」，讀到愈後面愈精彩，很多地方都讓我讀到會心一笑，勾起了很多以前在職場的回憶。接下來介紹一下這本書的重點和我自己的體會。

為什麼要刻意留白？

首先，要幫大家科普一下，為什麼我們要刻意留白、創造白色空間？這是有科學根據的。

人類的大腦中有一個區域叫做「額葉」（Frontal Lobe）1，它專門負責很高層級的「認知功能」和「動作控制」，所以當額葉的功能運作順暢的時候，我們的表現就會很好。但是，當我們在執行複雜的密集任務時，如果不給大腦一些時間恢復，將導致「認知疲勞」，損耗大腦有限的資源，對表現造成負面影響。為什麼呢？因為額葉的功能特別容易受到認知疲勞的影響。如果額葉的功能降低，我們就無法有效提出策略、熟練執行複雜的動作。最簡單有效的方法，就是讓大腦稍微休息一下。

作者舉了一個很生動的譬喻，讓我們更方便記下這個觀念。就像是我們在烤肉的時候要「生火」，木柴之間需要有空隙，才會有足夠的氧氣可以流通，讓火焰繼續燃燒。如果我們把木柴排得密不透風，火反而燒不起來。就像是在工作上，如果我們總是把行事曆排得密密麻麻，讓自己都沒有時間思考和做計劃，這就像帶了很多火苗去工作，卻沒有給自己足夠的氧氣燃燒。

特別是對於知識工作者來說，空出時間來思考和計畫，反而更有利於長期的成果。另外，對於需要創意的工作來說，《心流》這本書的作者曾經說過：「創意力或許是人與人之間最基本的差異。若要以有創意的方式運用心智能量，就要看留了多少注意力處理新鮮事。」我認為，長期來說，一個人的生產力的程度高低，取決於他保留了多少氧氣給自己。

我們的時間都跑去哪了？

在作者輔導過的許多企業當中，她發現了一個共通現象，其實很多工作者是非常努力又拼命的，可是這種態度不一定會帶來最好的結果。書中提到了四種常見的時間小偷，這些小偷「偷走」了我們的時間。

第一個小偷是「幹勁」，也就是對任何事情都全力以赴，甚至到了衝過頭的程度。第二個小偷是「卓越」，也就是對任何細節斤斤計較，全都不放過，甚至到了完美主義的程度。第三個小偷是「資訊」，也就是不想錯過任何資訊，把自己逼到了資訊爆炸和超載的程度。第四個小偷是「行動力」，也就是碰到任何事情就直接跳下去執行，甚至像個無頭蒼蠅一下停不下來。

這四個小偷，從比較正面的角度來看，是屬於很好的特質。但是從另一個角度來看，反而會讓我們把自己逼得太緊，忘記保留氧氣讓自己呼吸。我們愈是覺得沒有時間，就愈想要快點做完更多的事，結果卻導致我們更沒有時間。為了對付這四個小偷，作者建議我們時常問自己這四個問題。

對於幹勁，我們要知道慎選目標才會帶來品質更好的成果，我們要問：「有可以放掉的事情嗎？」對於卓越，我們要知道困在不必要的細節裡面是浪費時間與力氣，我們要問：「做到什麼程度就算夠好了？」對於資訊，我們要知道人類大腦能處理的資訊有限，我們要問：「真正有必要知道的事情是哪些？」對於行動，我們要知道忙個不停會讓人難以思考，耗損精力，我們要問：「有哪些事情真的值得我們投入心力？」

因此，我們要記得在會議跟會議中間、在每一個任務之間、在每一次切換工作場景的空檔，都要保留至少一到五分鐘的時間，思考一下上面的自我提問。這個方法在書中被稱為「策略性暫停」，我們需要的不是更多時間，而是刻意創造出更多空間。

黃名單：校準緊急程度

在書中提供的許多方法當中，我覺得其中有一項特別引起我的共鳴，因為我曾經犯過這種錯誤。

以前我還在台積電當主管的時候，由於工作節奏很快，很多事情都覺得很急迫。所以我只要收到 Email、接到電話、上頭交代的任何大小事情，我都會在最短時間把團隊成員叫到身邊直接問，想要趕快討論和處理。但是，作者認為，一想到什麼事就把人找過來，這很像「凌遲式」的東問一點、西問一點。這種行為會干擾和打斷員工的工作效率，而且很多事情其實沒有想像中「那麼著急」。

她的建議是製作一份「黃名單」，挑選黃色的原因是，黃色就像紅綠燈裡面的黃燈減速，用來控制衝動，調整緊急程度，大幅減少不必要的通訊。我們可以針對每一個經常來往的人列一份清單。想到要跟對方說的話、想要問的東西、想要分享的資訊，就先寫在黃名單上面持續累積。我們可以等到累積一定的數量之後再找對方，或者等到固定的一對一會談的時候再討論。

作者指出，這種方法會有神奇的「減法」效果，因為等到真的見面討論的時候，有些事情已經事過境遷，那個資訊或事情已經不重要。而重要的事情，又能夠一次性地完整討論，提高彼此溝通地效率。

這種方法也讓我反省自己的行為：我在處理自己的事情的時候，很喜歡用「批次處理」的方式一口氣完成同性質的事情，但是在運用別人時間的時候，我卻用「即時處理」的方式在對待。往後，我會試著採取黃名單的方式來進行溝通。

後記：這是一本有趣又務實的書

我在開頭的介紹有提到，《留白工作法》讀起來很生動又有趣，我舉兩個實際例子。第一個是作者給我們寫 Email 的一些建議，在一連串看起來很正經的範例跟說明裡面，突然跑出一句話：「Email 的正文要像比基尼泳裝，布料愈少愈好，但重點都要遮到。」我當時讀這段的時候剛好在搭火車，不小心笑出來被旁邊的人聽到。

第二個是作者談如何打造公司文化，她說：「文化是虛無飄渺的，不同的公司有不同的秘方，需要出動顧問、碟仙版與使命宣言，才能從迷霧當中召喚出來。」這段話相信有工作過的人都很有感觸。然後她說：「跟各位介紹一下，另外這位是『心態』，它是文化的親戚，性格沒有那麼嚴肅，通常穿著夾腳拖。改變心態是隨口就能聊的主題，改變文化則顯得嚴肅許多。」這段話也很幽默，但是仔細想想卻非常務實。我們不需要口口聲聲把「公司文化」掛在嘴邊，而是從「改變心態」這種小地方來著手。

總結來說，這本書給我一種倒吃甘蔗的感覺。愈讀到後面，我愈能了解作者多年以來服務了這麼多家企業，累積了很多紮實的案例和方法，然後用貼切又輕鬆的方式跟讀者分享。書中後半段的說明，也很適合公司主管跟領導階層閱讀，以自己當作出發點，展開白色空間的推廣行動。這是一本我想要早一點讀過的好書。

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