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[心得]《簡報聖經》心得筆記

看板book標題[心得]《簡報聖經》心得筆記作者
MAXjames
(麥酷斯)
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圖文心得:
https://maxjamesread.com/presenting-to-win-the-art-of-telling-your-story/

簡報可說是許多工作的必備技能。但這樣的「硬需求」,卻似乎被我們的學校教育給徹底忽略。相信許多人都是進了公司,才趕鴨上架地學習如何做簡報。你是否覺得雖然學了很多簡報技巧,卻仍無法流暢表達,總被老闆或被客戶叮得滿頭包呢?

或許你需要的不是那些技巧,而是一套「說故事」系統!

今天介紹的這本《簡報聖經》,作者傑瑞.魏斯曼原本從事演藝業,卻陰錯陽差地開始用他在電視圈培養出的「說故事」技巧,幫助超過400家企業做IPO巡迴說明會的行前訓練,是這些公司上市成功的幕後推手。這本書會傳授他獨門的「威力簡報法」,讓你只要照著做就能打造出充滿說服力的簡報,講出你想表達的故事。

這書其實有點年紀,初版遠在2004年,而我第一次讀也已是2014年的事了。最近在統整簡報知識時複習到這本書,便順手寫個心得。有趣的是,在回顧時我發現其中許多觀念與寫作是可互通的。以下我會分成三部分,從簡報準備、製作到報告來介紹這本書,並舉些我寫作的應用當例子。

【威力簡報的準備】
首先,不要馬上打開Power Point等簡報軟體開始埋頭苦做。有些前置作業要先完成,才能讓你的說服之路走得順遂。

〔以終為始〕
所有簡報都是希望把觀眾從起點(一開始狀態)推往終點(你預定的目的)。因此在開始簡報前,先問你自己:這份簡報終點是什麼?你想藉這報告達成什麼目標?

目標可以是取得老闆認同,或讓客戶買單你的產品。總之,需要先把靶心找出來,再拿箭戳上去。所謂的以終為始,就是有目的地,再來規劃旅途。萬不可盲目地打字做動畫,到最後才發現想傳達的要點沒有展示在簡報中。

這點在寫文章上也是一樣的,像我在開始寫之前,同樣會先思考我寫的目的是什麼,到底想傳遞給讀者什麼訊息,才不會在文字迷宮裡失了方向。

〔聽眾至上〕
既然簡報的作用是將觀眾帶往你期望的目標,那就不能只以自己為中心。作者說,你必須把聽眾與目標放在同等重要的位置,找到「聽眾想聽」與「自己想說」的平衡點。

因此在做簡報前先思考聽眾需要什麼,這報告對他們有什麼好處?從聽眾的角度出發,不要只專注於自己的簡報上。可以利用下面的問句來幫助思考:

-這對聽眾很重要,因為……?
-這對聽眾有何意義?
-我幹嘛告訴聽眾這些?

在之後做簡報的過程中,也可反覆用這些問題來確認自己沒有偏離觀眾需求。作者認為,最理想的簡報就是讓聽眾能輕鬆跟上你的內容,被你牽著鼻子走。只要讓他們不斷地產生「啊哈」的感覺,你就成功了。

【威力簡報的製作】
釐清自己的目的與聽眾的需求後,接著要進入簡報製作的部分。讓我們從發想內容開始。

〔簡報發想〕
作者認為,在發想內容時要遵循「先直觀後邏輯」的方式。什麼意思呢?簡單說,就是先讓大腦恣意聯想,激盪出各種直覺想法,再去組織它們。腦力激盪沒有限制,唯一要注意的,是聯想時還是要扣回自己的目標與聽眾需求。

在產生一堆混亂無序的點子後要怎麼組織呢?作者建議可以將所有點子,歸納成幾個大概念,再將其他點子拉到其麾下。

作者強調,請遵循「先丟再修」,拋出各種想法後再來歸納刪去。許多人會想跳過這步驟,覺得:「我先直接列重點,不是比較省時間嗎?」但這樣的做法,往往會欲速則不達。這點與寫作是雷同的,我在打文章草稿時,也會盡可能從腦中挖出各種想法後再整理。

〔選定結構〕
在決定簡報需要的內容後,接著便是要用一套邏輯結構,引領聽眾順風而上,直達終點。作者將這種技巧稱為「結構流」。書中歸納出16種簡報結構流。以下舉其中3種,並用我的文章為例子。

1. 模組
模組法是把相似的內容元素放在一起成為一組。不同模組沒有順序之分,可以隨意更換順序,是相對就鬆散的簡報模式。像我在《巷弄裡的台灣味》就用是這樣的方式安排內容。2. 空間
當內容有層次之分時,可以使用空間法,一層一層由下而上或由外而內遞進。像《如何閱讀一本書》一文,就是從最下層的基礎閱讀,一路向上走到最進階的主題閱讀。
3. 問題與解決之道
用問題吸引聽眾注意,再提供解方是常見的簡報手法。可說內建「對你有何好處」的功能,讓聽眾感受到「啊哈,這真有用!」。像我這篇文所使用的就是這手法。

〔設定開場〕
有了架構,接著要來打造開頭。起頭很重要,因為這決定了你的聽眾接下來會聚精會神地聽你的簡報,還是打瞌睡、滑手機、心繫股票漲跌。我舉3種大家工作上較能用的開場白當例子:

1. 問題
問聽眾問題是很常見的開頭。只要有問到點,就能輕鬆抓取他們的注意。
2. 事實陳述
提出鮮為人知的統計資料。越驚人、越不尋常效果就越好。
3. 回顧/前瞻
用此一時,彼一時的方法,製造出對比效果。利用反差,奪取觀眾眼球。

要注意的是,不管哪種開場白都要能夠與你的「終點」連結。不要為了譁眾而使用酷炫的開場。如果想學習這些開場,我覺得可以多看TED,看看講者如何去營造他們的開頭。另外這些手段,其實文章中也很常見,大家也可以看看那些你喜歡的寫作者,是如何使用這些方法的。

〔調整視覺〕
「視覺」是簡報與寫作最大的不同。好的簡報絕不能只把講稿複製貼上,而是要利用圖表、圖形幫助觀眾理解你的內容。當然視覺安排並不容易,你可能會發現許多簡報塞入一推圖表,飄晃各種動畫,卻反而更不清楚到底想表達什麼。

作者認為,要做出成功的視覺效果,得先從我們目光掃視簡報的2個習慣講起:

1. 左向右掃視
首先在看簡報時,人們眼球會習慣從左上開始,然後往至右移動。
換行
2. 當內容不只一行時,眼球需要轉回左邊,再繼續向右閱讀。
所以我們安排內容時,要盡量符合眼球閱讀的習慣,從左至右排列簡報元素。同時要盡可能減少觀眾向下掃視的次數,因為過多換行會造成眼球疲乏。

讓我們來看一些實際操作例子。以文字內容來說,可多使用「條列重點」而非「完整句子」。因為句子很容易超過一行,害眼球必須換行閱讀。而如果要使用動畫,也要遵循從左至右的動線來展示。

圖表也是一樣道理,不管你用的是折線、圓餅還是柱狀圖,都要能讓觀眾從左至右一掃就明白它的意思。不要讓他們目光上下晃好幾回,都還不明白這圖表在賣啥膏藥。記得一個簡單的概念「少即是多」,越精要明確的內容越能抓住觀眾目光。

【威力簡報的報告】
最後來談談上場報告的部分。基本上,要訣不外乎就是練習再練習。不過還是有些小技巧可以讓你的報告更生動。

比方說我們可以用內部串場話,來讓簡報串接更順暢。像是在轉折處提一些反問,如「那接下來我們要怎麼做呢?」或「那我們要如何迎接市場競爭呢?」來幫助聽眾銜接之後的內容。

另外,在簡報中也可適時地暫停,用「讓我們回顧一下剛剛所提到的……」的句型,來幫
聽眾總結內容。書中總結了12種內部串場話,大家有興趣可以自行鑽研。

除了串場,我覺得書中還有一項很好用的技巧,姑且稱之為「把觀眾納入句法」。可以在簡報中說如下的句子:

-讓我們……
-還記得我們前面討論過的……
-你們已經看到……

簡言之,就是要在內容中多多帶入聽眾,增加帶入、產生參與感,讓他們繼續專心聽下去。順帶一提,我覺得在寫作中,這項技巧也很好用,會讓讀者有你在跟他們說話的感覺。

【總結】
總結一下。在做簡報前,請先確認自己的報告的目標,並思考這對聽眾有什麼好處;製作簡報時,先腦力激盪出各種可能需要的內容,再統整刪選,並利用結構流梳理簡報順序。視覺要記得從左至右安排內容動線,謹守少即是多原則;最後可用串場語讓報告更流暢,同時把聽眾納入來增加親近感。

這本書的中文書名翻作「簡報聖經」,雖略為浮誇,但確有所本。許多觀念到現在看來依然毫不過時。可惜這本書好像絕版了。如果想讀可能要找二手資源或上圖書館碰運氣囉。

簡報相關學習資源雖然五花八門,但我覺得萬變不離其宗,建議大家可以買個一兩本書研讀就好,重點還是要能實際應用。

最後題外話,我翻查此書時居然看到作者用Netflix的IPO簡報當例子。當初讀時一點感覺都沒有,實在有眼不識泰山。要是當年直接All in的話,現在股價可是漲了十倍啊……

總之,沒賺到錢還是得乖乖工作。希望這篇文能幫大家更知道怎麼利用簡報,說出想說的故事。祝大家簡報如意,加薪順利囉!

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