[心得] 《聰明簡潔的溝通》數位時代必學的溝通法

《聰明簡潔的溝通》讀後心得：數位時代必學的溝通法則
如何用 200 字寫出重點，26 秒贏得注意力？

圖文好讀 https://readingoutpost.com/smart-brevity/

「你能不能直接說重點？」這句話是很多人心中的痛。為什麼你的簡報沒有人想聽？為什麼有三成的 Email 根本沒人打開？為什麼大多數的新聞都沒有人想看？是因為很多人都不懂數位時代的溝通藝術。如何快、狠、準，用「最少」的文字說出「最重要」的事？有一本書有完整的解答。

為什麼這本書值得一讀？

《聰明簡潔的溝通》的作者有三個人，他們是新聞媒體公司 Axios 的共同創辦人。這家公司用簡潔、明快的方式提供新聞資訊，在美國一夕爆紅，掀起了新聞界的熱烈討論。他們發展出一套新的寫作模式來傳遞新聞，用一種「少即是多」的寫作精神，避免浪費大眾時間，解救讀者脫離文字苦海。他們將這套方法彙整到這本書裡，這本書還被業界稱讚為「數位時代的寫作聖經」。

為什麼這本書值得一讀呢？因為現代人面對資訊爆炸和注意力短暫的問題，大家要先聽到重點，才會願意繼續去深入了解。否則，再怎麼優秀的內容，都會在資訊大海當中被忽略、被遺忘。作者們成立的公司就是特別為讀者著想，他們將複雜的話題轉化為超級簡短的文章，和一眼就能看懂的標題。這樣的方式滿足了現代人快速獲取資訊的需求，又避免了要閱讀冗長報導的負擔。

我還想提醒，這本書「不只是」寫給作者和新聞記者讀的，書中的原則也特別適合所有的「職場工作者」。像是很多人的 Email 寫得太冗長、標題沒有重點；或是很多會議通知寫了一堆字，卻看不出來到底要開會討論什麼。如果每個人都能學會「聰明簡潔」的溝通方式，我們工作和生活的溝通會變得更有效率，我們的聲音才會被聽見，我們想要驅動別人產生的行動才會發生。

以下是我從這本書中學到的三件事，以及對這本書的一些反思。

一、讀者至上

作者在書本開頭就提到一個重點，Axios 的「公司宣言」裡面最重要的四個字，就是「讀者至上」（audience first）。因為不管你的讀者是同事、學生、教友或朋友，如果你把他們擺在第一位，而不是把你的「自我」擺在第一位，你自然會減少廢話。

對我們一般人來說，所謂的「讀者」包含的對象更廣泛。哪些人是我們的讀者？

接收我們 Email 的同事，就是我們的 Email 讀者。接收我們 Line 簡訊的朋友，就是我們聊天訊息的讀者。聽我們做簡報的主管或客戶，就是我們的簡報讀者。我們一天當中會撰寫和傳達許多訊息，只要是接收訊息的人都是我們的讀者。

關於讀者至上，書中提到：「這個做法看似簡單，卻是大部分人都會踩到的紅線。我們往往過度在意我們想要說什麼，而不是別人需要聽什麼。」

就像是你在對主管和同事做一場銷售簡報的時候，「只想著自己想講什麼」的人，可能會詳細介紹各種數據來源和分析方法，你想強調自己有多盡心盡力在準備這份報告。但是，這些內容對於別人來說過於複雜和冗長，根本不是他們在意的事情。

相反的，當你是一個想著讀者至上和在乎「別人需要聽什麼」的人，你首先考慮的就是主管和同事們最關心的問題：「銷售策略的成效」和「下一步的行動計劃」。你的報告重點就會圍繞這兩件事情，讓他們能夠快速理解重點，並對下一步行動有清晰的認識。

那麼，我們要如何知道「別人需要聽什麼」？最簡單的方法，就是站在對方的角度，試著回答這個問題：「你正要說的這件事，為什麼很重要？」

例如，當你站在主管的角度，「為什麼聽這場銷售報告很重要」，就是你想聽到銷售的成效是怎樣，你要不要繼續支持，或是要求更改銷售策略的方向。當你站在同事的角度，「為什麼聽這場銷售報告很重要」，就是要知道你的下一步行動是什麼？有沒有需要我支援的地方？

記得，把讀者的需求擺在第一位，而不是把你的表達慾望擺在第一位。

二、一句話就引起注意

在現在大家注意力都非常少的時候，最重要的文字就是一篇推文、筆記或文章的主旨、標題和第一行。「你必須抓住讀者、誘惑讀者、吸引讀者。」

書中提到，你的標題（或是電子郵件的主旨）就是聰明簡潔溝通版的「嘿，聽我說」。
也就是告訴對方，我有重要的事要說，而且我會說得妙趣橫生，值得你花時間一聽。

作者們舉了很多有趣的例子。

如果你這樣開場：「低廢棄經濟正在成功。」別人會聽不懂你的意思。但是，如果你改成這樣說：「新創事業把垃圾變黃金。」這樣子就很有意思了，別人會想知道是什麼樣的新創企業。

如果你這樣說，會讓人打哈欠：「你有幾秒鐘時間聽一件重要的新消息嗎？」但是，如果你改成這樣說，就能引起對方注意：「大新聞：我要搬家了。」

如果你這樣寫貼文，沒有人會點進去閱讀：「這是一篇精采的報導，你應該讀一下。請點擊以下連結。」但是，如果你改成這樣寫：「搶先報：馬斯克的下一步。」這樣別人就有興趣了。

我從這本書學到一個很有趣的見解，那就是你「不要試圖引起所有人」的注意，而是你只要「引起某一個人的注意」就好了。我們不能太貪心，先從小地方著手。

也就是說，我們要「想像自己想要觸及的對象」到底是誰。如果對方是一個人，這很容易；如果是一群人，請把目標鎖定在「一個」特定的人、一個名字、一張臉孔、一份工作。務必在開始溝通之前就做這件事。如果你想要說給每個人聽，結果通常是沒有人會聽你說。單獨挑出你想要打動的人，事情就會變得非常清晰。

像是前面的例子，「新創事業把垃圾變黃金」就是說給對新創事業有興趣的人聽的。「我要搬家了」就是說給關心你生活的人聽的。「馬斯克的下一步」就是說給愛馬斯克或恨馬斯克的人聽的。當我們要傳達的訊息，是瞄準特定一個人的時候，這個訊息才會被有效傳遞出去。

「不要讓讀者挑重點！你已經清楚知道你的內容、打磨你的想法，也知道重點是什麼。說出來就好，不要再添加多餘的菜。」如此一來，你才能用一句話就引起對方注意。

三、白話文的重要性

書中提到，不管你要寫文字或者講話，盡量要講「白話文」。如同作者所說：「我們大部分人都是這樣。除非你是閣樓裡的詩人，否則你說話一定比寫作更加清楚和生動得多。聰明簡潔溝通法能幫助你開啟那種自然的對話。」

就像是一位資深的新聞編輯曾對作者們說過，你絕對不會把「香蕉」叫做「長型黃色水果」，可是我們寫作的時候卻老是幹這種事。實用的經驗法則是，如果不是你會在小酒吧或海灘上跟別人說的話，就刪掉。不要寫那些你不會在日常的對話場合說出口的話。

另一方面，作者還問了一個很好玩的問題：「你上一次聽到讓你覺得：『說得真好，真希望他再講久一點、模糊一點』的演說、敬酒辭、長篇大論，是什麼時候？」

這個問題的答案是：「從來沒有。」因為精采演說的甜蜜點，就是內容值得聽眾花時間聽，而且你最重要的想法（你的重點）令人難忘、印象深刻又能夠持久。如果你不重新思考、調整你的溝通方式，你會成為輸家，或是消失。因為你的聲音不會被別人聽到。

因此，無論我們是寫一篇文章、寫一封 Email、做一份投影片，傳一封簡訊，記得在寫完之後檢查一下，把你的標題和前言認真讀過一次。 如果這是對方需要聽到的「全部訊息」，它是否以最簡單直白、容易理解的方式傳達你認為「最重要的事」？如果答案是肯定的，你寫的 200 字達到的效果，已經勝過了大部分人的 2 萬字。

那麼，該如何寫好一個簡短又簡潔的標題？書中的建議我們值得參考：「如果讀者、觀眾或聽眾只能從你的內容裡記得一件事，寫下你想要他們記得的那一件事。在做任何其他事之前先寫下那一件事。然後試著將句子改短到最多十幾個字──少就是多。這句話應該是
陳述句或數據，而不是提問。確保這件事一定要是新鮮事或重要的事。刪去無意義的詞彙、沉悶的動詞或形容詞。」

也就是說，用白話文來溝通，用省去所有廢話、但是直達重點的白話文來溝通。

後記：關於這本書的反思

作為新聞產業的當紅新秀，Axios 創辦人們寫的《聰明簡潔的溝通》毫無疑問是一本成功的書。我認為最值得我們學習的，是書中提到很多在職場工作的溝通和應用，對這個部份我非常讚賞。可是，對於新聞媒體傳遞資訊的方式，這本書的原則是否值得效仿？就有很多值得商榷的空間。

就像我前陣子分享過的《拒看新聞的生活藝術》，書中提到我們大部分的人其實不需要吸收這麼多的新聞資訊。而且新聞往往會「簡化」了人們的思考，改由記者或報社的角度，去傳達他們「想要讀者」吸收和聽進去的資訊。這種問題也是雙向的，因為大部分的讀者懶得思考、也沒時間思考，所以乾脆就交由別人幫自己思考，幫自己提煉出重點。

我另外在《華爾街日報》的書評文章〈‘Smart Brevity’ Review: Riddled With
Bullets〉也讀到了類似的擔憂。這篇文章認為「聰明簡潔的溝通方式」最糟糕的地方，是這種寫作風格為讀者完成了「解釋」的工作。這種風格可能會導致讀者在消化和理解資訊時，過於依賴作者的解釋，而不是自己的思考。」評論更進一步指出：「最好的新聞報導會呈現一系列可觀察的情況，而不是直接給出確定的結論。這種深度和開放性的缺失，可能會限制了新聞在幫助讀者理解複雜問題上的貢獻。」過於簡潔的新聞風格可能會忽略這些要素。

總結來說，對於新聞從業人員而言，這本書提供了一個嶄新且有效的寫作方法，至於什麼情況下應該使用、要使用到什麼樣的程度，就留給新聞從業人員自行思考。但我認為，對於我們一般的職場工作者而言，「聰明簡潔的溝通」是一門每個人必須學會的溝通的藝術。

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