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[心得] 講重點!一出手就切中要點的職場晉升術

看板book標題[心得] 講重點!一出手就切中要點的職場晉升術作者
hellohero73
(神奇傑克)
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好讀圖文版:https://hellohero73.blogspot.com/2020/12/blog-post.html

FB:https://www.facebook.com/hellohero73/

講重點的作者是安田正,在PAN NATIONS CONSULTING GROUP擔任董事長。早稻田大學理工學院客座講師。1990年起開始以法人為對象舉辦英語研修課程。目前除了英語之外,也以講師的身分活躍在邏輯溝通、簡報、人際關係輔導、談判等商業交流領域。



本書號稱55萬人聽講,1200家公司都在採用的職場溝通技巧,若你自認有很好的工作能力,但是遲遲沒有升職加薪的份,請留意,這表示你的職場溝通能力,已經成為阻礙你晉升的一道牆!



先說結論吧!若你是一位上班族,你覺得需要的技能是甚麼呢?你也許會想說因工作需要跟同事溝通、跟長官報告,常常需要講話,因此需要具備的技能是溝通吧!(如同本書要教你的〝講重點〞),看完本書才知道,說話只是職場上(但不限於職場)需要具備的技能之一,就跟我們學習英文一樣,不外乎強調〝聽說讀寫〞,只是學習的角度有點不同,你除了必須學習具備〝說話〞技巧外,還須具備〝寫作〞、〝聆聽〞、〝閱讀〞等3大技巧,才能提升自己的職場競爭力。



雖然這是一本以上班族為對象所撰寫的書籍,但書中介紹的說話及聆聽技巧適用於每一個人。部分寫作及閱讀技巧適用於商用電子郵件撰寫及效率情報蒐集;若你是一位自媒體工作者,其餘寫作及閱讀觀點,可以提點你寫出吸引人閱讀及具有獨創性的文章,至於書中提及大量閱讀及定時產出的觀念,與蘇軾「博觀而約取,厚積而薄發」有那麼一點不謀而合的意味。透過定時產出才能檢視自己是否真的有完整吸收新知,也確保所學的是〝活應用〞,而非〝死知識〞。



圖像思考是人類與生俱來的天賦,本書內文輔以大量圖像方式表達,搭配職場上「錯誤」及「正確」案例,幫助你輕鬆理解,以下是我認為本書比較重要的重點,跟你一起分享~

https://imgur.com/kWjPPIv


【說話技巧】

◆談話的內容不是唯一重點,談話過程中給人的印象才是重點,包含內容、音量、姿勢、表情……等(別人會根據你的表現來決定對你的看法)。可以請熟識的人針對自己的表現給
予回饋。
◆對於要談論的主題,可以先在腦中以設計圖的方式構想有哪幾個主題(以圖像式方式將主題分類,再歸納)。
◆決定好談論主題順序,並且先行預告再進入主題。
◆掌握你的受眾需求,藉此引發興趣,並因應不同對象,臨機應變調整預告的內容。過程中◆隨時觀察受眾的反應,並適時提問與受眾互動。
◆明確回答問題(不要人家問A你回答B),事實上就是有很多人無法確實地回答對方的提問。
◆避免原封不動引用第三者的話,需要自己整合後再陳述。
◆精簡談話內容(歸納重點),濃縮主題。
◆針對對方不熟悉的事物,可以以對方容易了解的「比喻」來說明,但須時時注意避免離題。

【寫作技巧】

◆須注意文章的流暢度(掌握文章的架構),以寫出簡單明瞭的文章為目標。大量練習寫作。
◆談話時可以透過觀察對方反應達成雙向互動,而寫文章(本書中所述〝文章〞應是指電子書信為主)無法即時得知對方反應屬單向訊息傳遞,因此需要避免寫出「對方看不懂內容」而自以為內容很簡單明瞭的文章。你可以這麼做:

1. 結論清楚明確。

2. 有整理想傳遞的情報。

3. 沒有遺漏「誰」、「甚麼事」等的主詞。

4. 不用模糊曖昧的表達方式(如同時使用「且」或「或」模稜兩可的句子)。

5.使用容易閱讀的格式。

◆簡潔書寫你可以這麼做:
1. 一開始就進入核心(如同說話,開場先講重點)。

2. 可以刪減的文字就徹底的刪除(掌握最應該傳達的重點,才能刪除多餘的文字)。

3. 主題集中為一個。

◆重點逐條書寫(將項目控制在10~15個字),讓人一目了然。要是重點很多呢?你可以分項後,再條列。


【聆聽技巧】

◆如何聆聽對方說話:
1. 在不造成對方產生壓力的情況下看著對方。

2. 不要靠在椅背上,採行略為前傾專心的姿勢。

3. 不要有過多的回應。

4. 回應時偶爾夾帶簡單的問題。

5. 充分理解談話的內容,針對對方的談話內容,簡單地陳述自己的感想和意見。

(以上是本書作者提供的訣竅,但近期有關傾聽的書籍,我比較推薦李儀婷所著的薩提爾的親子對話,雖然本書主題是親子對話,但我覺得好的技巧應是適用於身邊的每一個人,書中作者極力推薦「聽核心」對話精神,「聽」是全神「傾聽」、「核」是仔細「核對」、「心」是用心「欣賞」,以更完整的方式來敘述的話就是,寧靜而專注的傾聽,讓孩子有被注意、被尊重,甚至被接納的感覺。以好奇探索衝突,核對孩子真正的意思,讓問題聚焦。結束對話時,誠摯欣賞孩子的努力,把負向行為轉為正向價值)

◆有時候我們不一定能夠理解對方表達的內容,所以在一開始對話後,僅快找出對方和自己的共通點,遇到聽不懂的內容時,可以請對方透過共通點以比喻的方式幫助自己了解內容;而要想找出共通點,可以透過在主題前的閒談提問獲得對方的情報。

◆有時候講者的內容可能分為數個段落,但講者可能沒有注意到各段落的連貫性,你可以透過在腦中以圖像式的方式記錄對方個段落的連貫性,以了解整體談話內容。

◆如何輔助自己腦袋以圖像式方式記錄呢?就是以圖解方式做筆記(將聽到的〝關鍵詞〞以圖像的方式做連結),可以達到:
1. 能助於本身的了解。

2. 確認雙方談話內容是否有落差

3. 有助於記憶。

◆如果你可以掌握自己在整體談話內容中目前所在位置,那麼你要做到以下幾點就不難了:1. 能在適當的時機提問,適時活化談話氣氛。

2. 不會讓對方漫無目的地發表言論,掌控說話流程。

3. 一旦發現有遺漏的重點,能及時反問。


【閱讀技巧】

◆如果是就工作需要而必須閱讀資料或書籍為目的的話,我們不需做到逐字逐句確認的程度,我們需要的是:
1. 馬上判斷情報的必要性(可提升資料蒐集的效率)。

2. 明確判斷的標準。作者將情報分成3類,分別是:務必要知道的情報、之前沒興趣現在產生興趣的情報、及不需要的情報(若判斷為不需要的情報就不用花時間閱讀)。

◆如何整理閱讀檢索過的書籍:
1. 把閱讀過書本的書名和內容,簡單扼要記錄在WORD上,並將之作為目錄,以便將來搜尋使用。

2. 閱讀書本時,要把覺得重要的地方劃線或將書頁摺起來,或是把感想寫下來。

3. 閱讀過的書本按照主題別,用瓦楞紙箱或其他收納用品加以整理,以便一眼就能看出是甚麼主題。


◆我們不能只知道引用獲得的知識,必須要和自己以前經驗過的事情,或者與其他的知識融會貫通,並且以自己的方式消化成自己的東西後,才能講出讓人一聽就懂的內容。

◆當你大量閱讀,所閱讀過的同類情報和自己的經驗就會產生連結,而所獲得的知識才能成為簡單明瞭又有趣,而且又具有原創性的想法。

◆網路搜尋資料需慎選關鍵字,關鍵字下的好才能所小搜尋範圍,幫助自己快速找到所需資料。可以先大範圍搜尋,檢視搜尋出來資料量的筆數,若筆數過大再重複調整關鍵字。

◆「以出口為導向」,掌握閱讀的目的。講白話就是,因為我們需要閱讀的資料量很多,在時間有限的情況下,我們必須掌握閱讀是要達到甚麼目的(產出甚麼東西),帶著目的性去閱讀,最後有效率地產出適當的內容。你可以這麼做:
我們要意識到產出的重要性,選擇應該閱讀的書,選擇後還要看過目錄,再選出值得閱讀的內容。

◆一個人就算一個月讀上二十本書,若看過就忘,那就不叫輸入(白讀了),就算書中重點線畫再多都一樣,書本做記號或整理只是為了「避免忘記」所採用的手段,不是用來提高輸入情報的價值。只有在產出(活用)的時候,輸入(吸收)才算是對自己有所幫助。

◆產出情報你可以這麼做:
1. 在部落格上針對看過的書寫書評,或者在社交平台上陳述書本讓你個人感到最滿意的內容。

2. 作者認為最有效的是直接向他人陳述內容。自己說出口的東西一定是經過頭腦思考過的。人都是一邊思考一邊說話,也可以說,人都是一邊說話一邊思考的。透過一邊講一邊思考,腦袋會瞬間整合成明確的內容,並且會激發出新的發想(會突然產生「原來我是這樣想的阿?」,進而大受感動)。

◆若你沒有辦法自由而流暢的陳述想要表達的內容,代表你對於之前所蒐集的情報平常沒有認真思考,或是沒有深刻想過。畢竟現在是情報過剩的社會,就算輸入腦袋的資訊量增加了,但是這些資料如果只是暫放在自己的腦袋裡面,最後也只能任憑它隨風消失;就跟存錢一樣,若只是一味的存錢,你最終就只是一位守財奴,存錢的目的是為了拿來花用的。

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RLH01/05 11:42很受用 謝謝分享