[心得] 講重點！一出手就切中要點的職場晉升術

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講重點的作者是安田正，在PAN NATIONS CONSULTING GROUP擔任董事長。早稻田大學理工學院客座講師。1990年起開始以法人為對象舉辦英語研修課程。目前除了英語之外，也以講師的身分活躍在邏輯溝通、簡報、人際關係輔導、談判等商業交流領域。

本書號稱55萬人聽講，1200家公司都在採用的職場溝通技巧，若你自認有很好的工作能力，但是遲遲沒有升職加薪的份，請留意，這表示你的職場溝通能力，已經成為阻礙你晉升的一道牆！

先說結論吧!若你是一位上班族，你覺得需要的技能是甚麼呢?你也許會想說因工作需要跟同事溝通、跟長官報告，常常需要講話，因此需要具備的技能是溝通吧!（如同本書要教你的〝講重點〞），看完本書才知道，說話只是職場上（但不限於職場）需要具備的技能之一，就跟我們學習英文一樣，不外乎強調〝聽說讀寫〞，只是學習的角度有點不同，你除了必須學習具備〝說話〞技巧外，還須具備〝寫作〞、〝聆聽〞、〝閱讀〞等3大技巧，才能提升自己的職場競爭力。

雖然這是一本以上班族為對象所撰寫的書籍，但書中介紹的說話及聆聽技巧適用於每一個人。部分寫作及閱讀技巧適用於商用電子郵件撰寫及效率情報蒐集；若你是一位自媒體工作者，其餘寫作及閱讀觀點，可以提點你寫出吸引人閱讀及具有獨創性的文章，至於書中提及大量閱讀及定時產出的觀念，與蘇軾「博觀而約取，厚積而薄發」有那麼一點不謀而合的意味。透過定時產出才能檢視自己是否真的有完整吸收新知，也確保所學的是〝活應用〞，而非〝死知識〞。

圖像思考是人類與生俱來的天賦，本書內文輔以大量圖像方式表達，搭配職場上「錯誤」及「正確」案例，幫助你輕鬆理解，以下是我認為本書比較重要的重點，跟你一起分享~

https://imgur.com/kWjPPIv

【說話技巧】

◆談話的內容不是唯一重點，談話過程中給人的印象才是重點，包含內容、音量、姿勢、表情……等（別人會根據你的表現來決定對你的看法）。可以請熟識的人針對自己的表現給
予回饋。
◆對於要談論的主題，可以先在腦中以設計圖的方式構想有哪幾個主題（以圖像式方式將主題分類，再歸納）。
◆決定好談論主題順序，並且先行預告再進入主題。
◆掌握你的受眾需求，藉此引發興趣，並因應不同對象，臨機應變調整預告的內容。過程中◆隨時觀察受眾的反應，並適時提問與受眾互動。
◆明確回答問題（不要人家問A你回答B），事實上就是有很多人無法確實地回答對方的提問。
◆避免原封不動引用第三者的話，需要自己整合後再陳述。
◆精簡談話內容（歸納重點），濃縮主題。
◆針對對方不熟悉的事物，可以以對方容易了解的「比喻」來說明，但須時時注意避免離題。

【寫作技巧】

◆須注意文章的流暢度（掌握文章的架構），以寫出簡單明瞭的文章為目標。大量練習寫作。
◆談話時可以透過觀察對方反應達成雙向互動，而寫文章（本書中所述〝文章〞應是指電子書信為主）無法即時得知對方反應屬單向訊息傳遞，因此需要避免寫出「對方看不懂內容」而自以為內容很簡單明瞭的文章。你可以這麼做：

1. 結論清楚明確。

2. 有整理想傳遞的情報。

3. 沒有遺漏「誰」、「甚麼事」等的主詞。

4. 不用模糊曖昧的表達方式（如同時使用「且」或「或」模稜兩可的句子）。

5.使用容易閱讀的格式。

◆簡潔書寫你可以這麼做：
1. 一開始就進入核心（如同說話，開場先講重點）。

2. 可以刪減的文字就徹底的刪除（掌握最應該傳達的重點，才能刪除多餘的文字）。

3. 主題集中為一個。

◆重點逐條書寫（將項目控制在10~15個字），讓人一目了然。要是重點很多呢?你可以分項後，再條列。

【聆聽技巧】

◆如何聆聽對方說話：
1. 在不造成對方產生壓力的情況下看著對方。

2. 不要靠在椅背上，採行略為前傾專心的姿勢。

3. 不要有過多的回應。

4. 回應時偶爾夾帶簡單的問題。

5. 充分理解談話的內容，針對對方的談話內容，簡單地陳述自己的感想和意見。

(以上是本書作者提供的訣竅，但近期有關傾聽的書籍，我比較推薦李儀婷所著的薩提爾的親子對話，雖然本書主題是親子對話，但我覺得好的技巧應是適用於身邊的每一個人，書中作者極力推薦「聽核心」對話精神，「聽」是全神「傾聽」、「核」是仔細「核對」、「心」是用心「欣賞」，以更完整的方式來敘述的話就是，寧靜而專注的傾聽，讓孩子有被注意、被尊重，甚至被接納的感覺。以好奇探索衝突，核對孩子真正的意思，讓問題聚焦。結束對話時，誠摯欣賞孩子的努力，把負向行為轉為正向價值)

◆有時候我們不一定能夠理解對方表達的內容，所以在一開始對話後，僅快找出對方和自己的共通點，遇到聽不懂的內容時，可以請對方透過共通點以比喻的方式幫助自己了解內容；而要想找出共通點，可以透過在主題前的閒談提問獲得對方的情報。

◆有時候講者的內容可能分為數個段落，但講者可能沒有注意到各段落的連貫性，你可以透過在腦中以圖像式的方式記錄對方個段落的連貫性，以了解整體談話內容。

◆如何輔助自己腦袋以圖像式方式記錄呢?就是以圖解方式做筆記（將聽到的〝關鍵詞〞以圖像的方式做連結），可以達到：
1. 能助於本身的了解。

2. 確認雙方談話內容是否有落差

3. 有助於記憶。

◆如果你可以掌握自己在整體談話內容中目前所在位置，那麼你要做到以下幾點就不難了：1. 能在適當的時機提問，適時活化談話氣氛。

2. 不會讓對方漫無目的地發表言論，掌控說話流程。

3. 一旦發現有遺漏的重點，能及時反問。

【閱讀技巧】

◆如果是就工作需要而必須閱讀資料或書籍為目的的話，我們不需做到逐字逐句確認的程度，我們需要的是：
1. 馬上判斷情報的必要性（可提升資料蒐集的效率）。

2. 明確判斷的標準。作者將情報分成3類，分別是：務必要知道的情報、之前沒興趣現在產生興趣的情報、及不需要的情報（若判斷為不需要的情報就不用花時間閱讀）。

◆如何整理閱讀檢索過的書籍：
1. 把閱讀過書本的書名和內容，簡單扼要記錄在WORD上，並將之作為目錄，以便將來搜尋使用。

2. 閱讀書本時，要把覺得重要的地方劃線或將書頁摺起來，或是把感想寫下來。

3. 閱讀過的書本按照主題別，用瓦楞紙箱或其他收納用品加以整理，以便一眼就能看出是甚麼主題。

◆我們不能只知道引用獲得的知識，必須要和自己以前經驗過的事情，或者與其他的知識融會貫通，並且以自己的方式消化成自己的東西後，才能講出讓人一聽就懂的內容。

◆當你大量閱讀，所閱讀過的同類情報和自己的經驗就會產生連結，而所獲得的知識才能成為簡單明瞭又有趣，而且又具有原創性的想法。

◆網路搜尋資料需慎選關鍵字，關鍵字下的好才能所小搜尋範圍，幫助自己快速找到所需資料。可以先大範圍搜尋，檢視搜尋出來資料量的筆數，若筆數過大再重複調整關鍵字。

◆「以出口為導向」，掌握閱讀的目的。講白話就是，因為我們需要閱讀的資料量很多，在時間有限的情況下，我們必須掌握閱讀是要達到甚麼目的（產出甚麼東西），帶著目的性去閱讀，最後有效率地產出適當的內容。你可以這麼做：
我們要意識到產出的重要性，選擇應該閱讀的書，選擇後還要看過目錄，再選出值得閱讀的內容。

◆一個人就算一個月讀上二十本書，若看過就忘，那就不叫輸入（白讀了），就算書中重點線畫再多都一樣，書本做記號或整理只是為了「避免忘記」所採用的手段，不是用來提高輸入情報的價值。只有在產出（活用）的時候，輸入（吸收）才算是對自己有所幫助。

◆產出情報你可以這麼做：
1. 在部落格上針對看過的書寫書評，或者在社交平台上陳述書本讓你個人感到最滿意的內容。

2. 作者認為最有效的是直接向他人陳述內容。自己說出口的東西一定是經過頭腦思考過的。人都是一邊思考一邊說話，也可以說，人都是一邊說話一邊思考的。透過一邊講一邊思考，腦袋會瞬間整合成明確的內容，並且會激發出新的發想（會突然產生「原來我是這樣想的阿?」，進而大受感動）。

◆若你沒有辦法自由而流暢的陳述想要表達的內容，代表你對於之前所蒐集的情報平常沒有認真思考，或是沒有深刻想過。畢竟現在是情報過剩的社會，就算輸入腦袋的資訊量增加了，但是這些資料如果只是暫放在自己的腦袋裡面，最後也只能任憑它隨風消失；就跟存錢一樣，若只是一味的存錢，你最終就只是一位守財奴，存錢的目的是為了拿來花用的。

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