[心得] 為什麼聰明人都用方格筆記本

《閱讀心得：為什麼聰明人都用方格筆記本？》

作者：高橋政史
出版日期：2015/01/26

圖文好讀版
https://medium.com/internotes/notebook-debc7996a076

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這本書是2015年出版的。作者是高橋政史，是一名筆記達人。他曾擔任公司營運長、經營顧問，也主持過許多筆記技巧的課程。並有許多關於筆記的著作，如《整理術︰一張紙歸納所有工作》、《工作GPS定位術》。

印象中這本書跟康乃爾筆記法似乎紅了一段時間。但我自己其實以往對於這種類型的書名興趣缺缺XD。畢竟筆記就是筆記，何必一定要用甚麼「方格筆記」？不過剛好最近對於如何整理自己思考的筆記方式有興趣，就特別找來看。結果發現這也是一本因為書名而被我誤會的書。書中只是以方格筆記作為一個媒介，背後想要傳達的是做筆記的核心精神以及重要概念。

以下簡介各個主題內容：

筆記的心法

書中提到，筆記的最核心目的在於「重現性」，也就是看到筆記，要能夠讓人清晰的明白做筆記者的思路。也因此，筆記的重要功能在於：記憶、思考、以及傳達。而作筆記時，其中一個重要的重點，就是統整出架構，而不是散亂的條列式筆記。

作者在書中提到了一些方法，例如「一頁只寫一個主題」、「最上方寫標題與要點」、「不要用太多顏色書寫，可以用藍色筆寫想法，紅色筆寫結論或行動」等等。另外，還有一個無論是學習筆記、或是工作筆記，都可以適用的筆記方法：黃金三分割法。

學習筆記

在我們成長的過程中，第一個會使用到的筆記類型是「學習筆記」。我們人生的前二十年左右，都是在學習中度過。因此，如果能好好利用學習筆記，會讓學習的過程更加有效率。

作者第一個提到的小技巧是：「比起直接抄寫，先烙印在腦海中之後，再寫下來。」。這是由於先烙印在腦海中再寫下，更能夠加深記憶，而且更能夠在自己腦中整理過後再輸出。在「最高學習法」一書當中也提到：反覆的提取是能夠加深記憶的方式。

除此之外，作者也提到「黃金三分割法」在學習筆記的應用。在關於學習的筆記法當中，其中一個知名的方式就是「康乃爾筆記法」。康乃爾筆記法也是運用「黃金三分割法」，就是「板書」、「重點」、「歸納」。在第一個部分寫下聽講的內容，第二部分是寫下與重點相關的關鍵字，第三個部分則是寫下歸納後的要點。藉由這樣書寫筆記的過程，可以對於學習的主題有更進一步的消化與理解。

工作筆記

工作筆記和學習筆記最不同的一點就是：學習筆記的重點是統整現有資訊，而工作筆記的重點在於「捨棄」。在工作的環境中，每天都會接觸到大量資訊。但這些資訊，並非每一個都是有用的資訊。而工作筆記的目的，就是捨棄那些不重要的資訊，並從有用的資訊當中歸納出結論。

而為了要得到足夠的有用資訊，在接受別人的訊息時，要仔細詢問，確認對方的問題以及論點，才能夠了解對方的重點，並引導出有用的結論以及解決方案。

例如，我們接到一個任務是「優化工作流程」。這時比起一股腦的開始規劃，不如先仔細詢問：「是哪個部分需要優化呢？」、「優化的方向是什麼呢？是要加速流程，還是要精簡人力呢？」、「我們目前有哪些資源可以運用呢？」藉由不停追問，才能夠更加了解任務的細節與方向，避免自己花費了大把時間，結果卻產出和對方的需求截然不同的方案。

簡報筆記

而工作筆記再更加結構化後，就可以成為「簡報筆記」。簡報筆記也是由「黃金三分割法」組成。分別是「事實」、「解釋」、以及「行動」。在事實的部分，要先區分出哪些資訊是事實，哪些資訊是意見。意見往往帶著個人的主觀成分，因此，在作出分析時，要從「事實」出發。

而藉由觀察事實，我們可以對這個事實作出「解釋」。書中提到了「五個為什麼」的方式，讓我們可以對於事實作出更深入的提問。例如，針對工作流程不夠有效率的原因，我們可以如此一步步詢問：「為什麼流程效率低落呢？」因為某個步驟耗時過長。「為什麼這個步驟耗時過長呢？」因為步驟太過複雜。「為什麼步驟會太過複雜呢？」因為流程設計不直覺。「為什麼流程會如此設計呢？」為了防止錯誤。「那能不能簡化流程以達到相同目的呢？」藉由這樣一步步的追問，就可以抽絲剝繭出最根本的問題。

最後是「行動」的部分。在透過五個為什麼找到問題的癥結點後，就可以開始規劃解決問題的行動。這個行動的方案最好要有具體的時間、地點、執行者，如此一來才能夠確保行動的各種細節都能夠依照規畫進行。

如此做成的筆記，其他人也可以一眼就了解我們是基於甚麼樣的事實，作出了何種解釋，並想出甚麼樣的行動。這樣的「簡報筆記」，就能夠有很好的「重現性」，以及「清楚傳達的效果」。

決勝筆記

在本書的最後，作者提供了一些畫龍點睛的小技巧，讓筆記能夠更加的清楚以及美觀。例如，在筆記的一開始先傳達結論，並透過各種圖表，如對比圖、階梯圖、金字塔圖、長條圖等等來更加清楚地傳達數字的各種變化。藉由這些技巧，讓筆記成為更加完美的「決勝筆記」。

後記與心得

這本書是本易讀，而且頗有啟發性的書。書中提到的重要概念都有例子來輔助了解。對我自己來說，最重要的收穫是分析問題的「事實，解釋，行動」三個步驟。的確現在很多人的想法或是建議都是從自己主觀感受出發，但每個人的主觀感受不同，這樣就很容易在溝通時造成理解的困難。

而從事實出發，不僅可以降低雙方認知的落差，更可以加強說服力。當然就算從相同的事實，也可能得出不同的解釋，進而造成不同行動，但是至少雙方是在同一個基準上溝通，而不是僅憑自己的主觀來做完全沒有交集的對話。

總而言之，筆記作為一種媒介，更加重要的是了解該如何整理自己的思考，以及如何有條理的分析。這本書提供了一個很好的模板，讓大家可以照著執行，進而讓自己的學習以及工作更有效率。

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