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[心得] 官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿

看板PublicServan標題[心得] 官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿作者
f14mp5
(張居隱G-in)
時間推噓12 推:14 噓:2 →:47

很多人進官方單位工作前,通常知道公務員要會寫公文,
但不一定知道還要處理請辦單、寫擬辦稿,
這次就來分享<官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿>,
希望減少你及長官不必要的工作量,就能準時下班、順利通過考核領到國民旅遊卡,
下班後刷卡好好享受人生:

※文字內容:
剛到台灣官方單位工作的你,面對大量需存查的公文,及需待回復的請辦單,知道要怎麼寫擬辦稿,以利長官批核嗎?

我曾在台灣官方單位工作,辦理不少公文及請辦單,就來說明一下。

一般擬辦稿寫法依案件性質,分成副知、分享訊息、通知開會及舉辦課程、調查索取資料,雖寫法及篇幅依案件性質有些不同,但完整架構大致分成:

一、第一段說明事由:說明誰通知因什麼原因,請我們在哪個時間點前,用哪種方式幫忙處理什麼事情?

二、第二段說明詳情:說明查證所知需注意的細節、注意事項,及高層長官建議辦理方向、前案處理情形。

三、第三段說明規劃處理方式:像是報告收集到的會辦意見,建議怎麼處理,如主管同意就會做什麼事情?

寫好後以紙本交給長官批核時,建議用標籤貼紙、螢光筆,註明來函及附件,並於附件影本畫重點、寫提示文字、畫圈標記,必要時畫流程圖,說明事件發生經過、接下來要注意的事情,方便長官了解。

畢竟在官方單位工作,溝通以書面文字為主,所以懂如何寫擬辦稿,有助培養抓重點溝通的能力!


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推 bug:菜蟲呼叫貓咪 01/23 13:11
推 cat:貓咪收到 有屁快放 01/23 13:11
推 bug:你現在在做什麼呀? 01/23 13:12
推 cat:報告 看到新冠肺炎疫情,嚇到吃手手! 01/23 13:12
推 bug:看 先仔細洗手,再來吃手手! 01/23 13:13

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※ PTT留言評論
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 101.0.234.182 (臺灣)
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ezmantalk07/03 13:51最表的方式就是翻前案找類似案子參考 每個機關都有習慣

ezmantalk07/03 13:51作法或用字 去多看前案比較準

一般來說是這樣,但如規定或表單格式大改,就不一定要參考價值了 如為常辦的業務,本人則是會整理辦理經驗、跟辦理相關業務的同事確認, 製作筆記及懶人包,省下翻前案的時間及心力

IkarusWillie07/03 15:27業務種類應該不只這些吧...

確實,這次所提為常見的業務

im3151907/03 15:40匯入di或封包可以解決你八成問題

那請辦單呢?

※ 編輯: f14mp5 (101.0.234.182 臺灣), 07/03/2022 16:16:48

ezmantalk07/03 16:47請辦單應該是你們家自已用的吧 我沒聽過這種公文 所以

ezmantalk07/03 16:47每個機關都不一樣 你講的都要有時間教 事實上不是受訓

ezmantalk07/03 16:47的那種調職 去最多花半天一天交接檔案文書 重要的講一

ezmantalk07/03 16:47講 有問題在再問 更不可能逐項仔細的教 至少我是沒看過

確實,有些單位像是衛福部叫「請辦單」:

https://www.mohw.gov.tw/dl-1034-443b2bb0-9123-4b80-86f3-ae5165d3e9bb.html

有些單位像是高雄市警察局叫「交辦單」:

https://zh-tw.facebook.com/ShenMejiCengWoMenShiJingCha/posts/175021099332648

jjer07/03 18:28不用快速上手,可以學到65歲呢!

確實是這樣,只是面對成堆業務,快速上手會比較輕鬆

IkarusWillie07/03 18:28不要以為你自己的常見業務就是所有人的常見業務...

確實,同樣是官方單位工作,每個人負責的業務仍有些不同, 本人是從行政工作經驗整理

pinhanpaul07/03 18:36我覺得這個要用實際例子來帶比較好理解

pinhanpaul07/03 18:37多看幾件草稿,往往才能參透背後規則

可惜本人離職很久+遵守保密業務機密,不太方便拿實際案例, 但可確定同類型案件看多了,可整理出規則

abcd556607/03 19:07你以為是對的 等換主管就會變錯的

abcd556607/03 19:09公文能揣摩上意合老闆胃口就是好公文

也有可能,像是用哪個詞就是好問題

kentket07/03 19:09公文不過就溝通的形式嗎 考完試就不用太管格式的東西

kentket07/03 19:10符不符長官的口味才是重點 其他的意思有傳達到就好

kentket07/03 19:11怎麼感覺寫的超級說教 明明一堆就很基本的事情也可以寫

所以本人參考長官的建議調整

cccHon07/03 20:55直接用前手的改最快

某方面是這樣沒錯,但如案件處理方式大改,就有得調整了

im3151907/03 20:55推樓上各位先進...要進入狀況 先把承辦公文全抓出來看一

im3151907/03 20:56便就比較可以進入狀況 你怎麼知道你依據公文規定處理 你

im3151907/03 20:59怎麼知道長官喜不喜歡 有的長官看到「奉」字就不爽 有的

im3151907/03 20:59長官看到主旨寫有關 寫超過三行以上就不開心 你寫這些跟

im3151907/03 21:00公文處理手冊寫的那些概念性的玩意有什麼不同嗎?要進入狀

im3151907/03 21:01況不如問同事 要寫公文就套di 封包看看有沒有脈絡可循!請

im3151907/03 21:01辦單?我們這邊是一堆交辦單啦 那還不是一樣要先看舊卷?

確實,舊案看多了仍可找得出規則,因此本人會整理並筆記以方便工作

cccHon07/03 21:01還有什麼是官方單位?這版上的大部分都有政府單位的工作經

cccHon07/03 21:01驗,有被折磨過的,都知道用以前的簽或稿改

好問題,這是本人為開發華文閱讀市場,調整出來的用詞

im3151907/03 21:02我初入公職我的副所長就直接跟我說了一句我到現在都還銘

im3151907/03 21:03記於心的話「詳讀來文 勤閱舊卷」 不管到什麼單位辦理什

im3151907/03 21:03麼事情 先把承辦業務的舊卷宗看過一遍 好過讀抽象指引

推i大遇到好長官,本人也是因為遇到好長官,所以整理心得分享以表示感謝

food060707/04 08:46剛a一下ID社工版(sw_job)也發同一篇文章呢,感覺是在洗

food060707/04 08:46文章呢,而且說實在話,公職不是你寫的那些文章就能馬上

food060707/04 08:46上手的

畢竟現在有不少約聘雇公務員,有些人以前沒在官方單位工作過, 加上到職後需立即接辦業務,受訓機會偏少,因此分享工作經驗協助快速進入狀況

yoosoemun07/04 09:39推10F

yoosoemun07/04 09:39老實說這系列蠻...的

yenanshen07/04 12:07倒數第二段不太認同,有的長官不喜歡公文上用螢光筆標

yenanshen07/04 12:07示,畫了還會被唸...真的不是你的常識就是大家的常識

也是有可能,而我當初遇到的長官會要求這樣做, 加上看媒體報導前央行總裁彭淮南,上呈資料給高層官員時, 也會在資料畫重點、貼標籤,就以他為榜樣

luismars07/04 12:18對..."自創"(其實是學所謂大咖的範例)都會被打XX退文

dishonest07/04 12:28我的主管很愛推翻前人的做法,做得很痛苦

maiico07/04 14:32理論跟實務完全不同…

plumeriaho07/04 22:24換主管就不一樣了啦

hgame07/04 23:43嗯,沒什麼參考價值

fhk70121307/05 06:38拿前手來改 但新人被主管改很多正常 信任度不夠 同樣文

fhk70121307/05 06:39老鳥菜鳥 主管改的方式不同 然後換了新主管 又開始改

Sandytw07/05 07:51請辦單,擬辦稿是什麼?我待過兩個可以直接簽院的中央二

Sandytw07/05 07:51級機關,都沒看過耶XD

catbuji07/05 12:13感覺是非公務員寫的

本人確實在官方單位,以約聘僱身分工作幾年

Xusucks07/05 13:50複製貼上有就好

terrylove1207/05 17:57簽稿格式架構都沒說明就在第一段、第二段

terrylove1207/05 17:59簽就簽,簽才有擬辦,稿是要發文的,擬辦稿是什麼東

terrylove1207/05 17:59西

Whitelotus07/06 07:48http://i.imgur.com/7Sld6A4.jpg 這人就社工版為了衝

圖https://i.imgur.com/7Sld6A4.jpg?e=1667262145&s=WKaaGykxhjFsMpBRvCpzYA, 官方單位工作快速上手教學3-如何寫擬辦稿

Whitelotus07/06 07:48自己網站點閱洗廢文的 一開始貼了自己網站連結就閃 後

Whitelotus07/06 07:48來被我們狂噓才意思意思貼點內文 前一陣子還狂回好幾

Whitelotus07/06 07:49年前的文就為了貼自己網站連結騙點閱 如今本版回文「

Whitelotus07/06 07:49熱烈」 我看他是要常駐不走了

只能說是我以前造的孽,認了, 現在也忙整理作品,不一定會常來發文

dishonest07/06 13:17等你當主管,想怎麼改就怎麼改

namitori07/06 18:58當長官是棵樹嗎?無視長官要求的公文敘述模式是體驗退

namitori07/06 18:58文的最佳辦法

※ 編輯: f14mp5 (101.0.234.182 臺灣), 07/10/2022 16:50:02

ysr07/16 08:45請辦單確實是衛福部體系的特例內規,不適合當通例講解

確實,本人以前只聽過請辦單,在這裡看到有人提到交辦單, 上網查了一下,內容跟請辦單有些像

※ 編輯: f14mp5 (101.0.234.182 臺灣), 07/17/2022 16:12:46

ysr07/18 07:35地方自治團體甚至沒有交辦單、請辦單,簡單來說這些內規表單

ysr07/18 07:35不屬於通例。會強調通例,是因為公務生涯往往會轉換一個以上

ysr07/18 07:35單位,您有遠見要做SOP ,就要先區分適用範圍。