[閒聊] 外文事務的處理速度
第一次在職場板發文，如有不妥的地方還請各位前輩指點～
因最近有點自我懷疑所以忍不住發文，希望有機會聽到相關領域前輩及同行的經驗回饋。
先簡單介紹一下，我目前現職為日文窗口，主要工作內容為跟日本原廠聯絡。
會用到日文的工作部分大概是Email信件往來、日文文件翻譯、也支援過會議即席翻譯。(不過即席翻譯部分原廠有另外請一位專人協助，所以我主要是紀錄會議重點)
因為是傳產小公司工作不免包山包海，上至接客戶詢價報修電話、下至打掃都會接觸到。
但小公司事情就是雜，這點在前工作就有經驗了，所以進去前也已有一定覺悟。
比較煩惱的是最近因為某些重要案件，日本方面的工作量變大，每天都會有大約10來封的信件往來。
信件幾乎都會涉及一些專業內容，所以我消化跟回信都比較花時間，從接受指示，到理解消化完然後回覆，平均大概2-30分鐘左右回一封信。
當然這部分還是要看內容，如果只是回覆"已知悉"之類的當然只要5分鐘就可以解決，
不過基本上很少有複製貼上用罐頭信交差的機會。
會花到長時間的，大多都是要解釋或討論一些技術問題的信件。
因為工作一陣子後發現大頭們很常有交代不清、導致要寫更多信去確認跟解釋的狀況，
加上最近內容比較重要，怕意思傳達錯誤反而麻煩，所以自己是抱著寧願一開始就花
多一點時間謹慎處理的態度。
而全公司只有我一個懂日文的人，所以我除了發信之外，還得把這些信件往來的全部內容整理翻譯成中文工作日誌給上面大頭看，除此之外還有每個月一次的會議紀錄也要整理。
最近因為光是信件就消耗不完，加上雜事也多少還是要兼顧，所以日誌幾乎都停滯了。
然後開始有聽到上面人不太滿意我的工作速度，雖然沒有被罵，但不可能不在意。
一方面覺得要再加油改進，一方面又覺得有點委屈，明明已經被逼到快喘不過氣來了，
在別人眼中還是不及格。
雖然深知對老闆而言看不到實績的努力也是沒意義的，但也想知道是不是自己問題很大。
因為這是我第一次擔任日文窗口（目前剛好待滿一年），也沒有同樣職位的同事，前人
則在我進來前就走了所以什麽都沒交接到，幾乎全部都是自己從零開始摸來問來的。
想請問做相同性質外文工作的朋友們，處理這類事情的速度大概是什麽程度呢？
先撇除有點難說明的雜事內容，一直在想是否老闆強人所難，拿香蕉鞭打我這猴子T_T
希望大家不吝分享經驗，或是告訴我能有什麽改進的地方～謝謝！
--
語言只是工具，只會語言做的就是這些雜事
建議另外增加專業，才能脫離雜事群
謝謝提醒~這點我自己有警悟QQ 因為現職是以前完全沒接觸過的機械工程類領域，因此進來時有點抱著偷學些專業以後 或許有機會接相關翻譯CASE的心情在做XD 自己本身會一些繪圖軟體，不過目前在現職幾乎用不到而且盡量藏著 會藏著是因為之前公司用WORD改圖所以看不下去忍不住偷開軟體修改稍微有被發現， 所以偶爾也會被丟一些修圖的小工作，雖然量不多但也很怕雜事越變越多反而重要的工作 無法交差Orz 希望自己能再成長~~
Mail可以處理的事情，不用急著回覆，多等一天再回會更好的
除非是非常緊急的事情，不然一天回復同一個單位一兩封其
實就可以，這樣就可以統合其他資訊再回覆，不用一直回一
直解釋。
而且既然全公司只有你懂日文，那信件內容別人也無法干涉
，你要把每天、每週、每月該做的事都用行事曆先訂下來，
然後那個時間就確實做那些事，剩下再來處理當天的事情，
有時候回email也可以寫說：我們內部會先討論再跟貴社回
覆，請您稍待之類的，就可以拖個一兩天。
要學會不要馬上回復email的症頭
抱歉沒有講清楚所以補充一下， 其實大部分都是上面要求我立刻、馬上、現在就發出去。 例如日本連假期間我會想說事情先筆記著，等他們放完假我再統一發信。 但上面會說不用顧慮那麼多發出去就對了，他們連假也會看信的 (很相信日本的奴性？) 我本來也是抱著反正只有我懂日文你們也看不懂，老娘最大的心情在做XD 但因為每封信都還是會cc給他們，所以其實他們數數量好像也知道我有沒有發信= = 然後就會一直問我信寫了沒？他們回了沒？為什麼昨天就交代了今天才發信呢？...等等 (沒有罵我但非常緊迫逼人) 導致我要一直裝傻或是說謊去應付也很痛苦~~ 聽說以前原廠是1～2個月會來直接飛來開一次會，自從疫情不能過來後就只有MAIL往來 有想過是不是因為這樣所以導致信件量變大，還是真的自己太廢所以應付不過來QQ 不過先回信說內部討論來拖延的方式我會試試看的XD 謝謝建議！
我窗口寫英文信也花很多時間，有時候我跟她說你打電話來講
，我再寫信統整回去
好奇想請問每天工時8小時大概會花多少時間在回信上呢？ 我自認聽說能力沒有讀寫好，加上因為我們原廠有時會甩鍋，所以覺得信件往來有憑 有據是最安全的... 另外好奇想請問做外文窗口這塊領域的朋友，也都需要把信件內容寫成工作日誌嗎？ 雖然知道每個公司規定不同，但好奇這到底是不是業界常態 一方面覺得畢竟其他人看不懂內容所以這樣做很合理，一方面也覺得等於是要把自己寫 的日文信再翻譯回中文，好麻煩啊XD
※ 編輯: RanInPTT (61.228.173.65 臺灣), 07/15/2021 09:32:47感覺很正常，薪資要是安慰不了你，學到東西後，就可
以走人了
跟日文本身沒關係，看來是理解雙方意思對你很吃力
該改善的不是回文速度，而是理解產業/技術/產品/職責
後進行有效的溝通，回信回到每天工作都卡住只是表象
文件部分，消化反饋的速度要加快， 專業知識必須等累積
，彙整方式可以參見金字塔系的書
人的部分，要請給你資料的人做過事前彙整，這個就很吃
談判力和叭數了
你主管有sense的話 會去幫你抓瓶頸，不過這種反應速度
和經驗成正比 你自己能改的有限，不用太急
我也是日文相關，雜事很多，但因為打字很快，沒這煩惱XD
中打1分鐘100字up，日打接近80字的話，就有時間弄雜事
很少日本人會即時回覆信件吧…你回得快也沒用
之前也待過平時只有我懂日文的公司，這樣環境比較辛苦
...沒有被嫌過慢，但也會感覺出前輩認為日文沒什麼難
任何中文都可以原意翻成日文等的心態
我一般都會馬上回覆，如比較需要確認的也會上午收到
的信上午確認完回覆，當天一定回覆完所有信件。如果這
樣還是被主管唸可能要問問主管心中的及格標準
我在日本做海外業務。不是很確定你的問題在哪裡，
我的處理方式是一早先處理可以馬上回的:已知悉或已知
解決方法的。要問老闆的自己先消化一遍，一次問完，
回去開始寫回信。寫到一半發現不太懂的再問一次，這樣
大概可以在下午解決主要信件。下午開始寫工作日誌。
你比較慘因為日本幾乎沒有時差很容易馬上收到回信
要練習留一段不看信的時間否則光信件就回不完
我老闆後來知道我會整理好一起問之後他就不來催我了
工作日誌就是紀錄一下進度而已，不會全翻
BTW我主要是用英日文工作
你的問題很多面向，一是寫作抓重點，二是email量多寡，三是
向上管理，四是專業知識，五是雜事內容，六是外文程度。你
想想真正的問題在哪
工作日誌抓重點寫就好, 全翻很耗時間
跟主管溝通是否調整工作量或給你更多時間 可能是主管誤判
你跟前任的能力 事務類就是熟能生巧 彙整傳達的速度快才
能反映在操作上
這個問題確實只能慢慢來 但上頭有在盯你的情況下 還是要
討論出你現階段的調整方式
20-30分鐘我覺得很正常 一般寫英文郵件就算覺得自己寫很順
也是要20分鐘以上 就算寫很快還是要檢查有沒有錯字、語意
不順或是調理不夠清晰的問題
從收信到回復完成只花2-30分鐘我覺得很快了耶 太嚴格了吧
覺得20-30分鐘回信很快了+1。如果你的壓力來自於內
部速度不夠快的觀感，建議可以先內部溝通你的工作狀
況。例如我的公司會希望我盡量減少翻譯的時間，但相
對很多細部他們就不要求看到翻譯，抓重點即可。不論
是工作上的困難、或跟對方期望的產出，覺得討論後達
成共識應該多少會有改善。
全公司只有你懂日文的環境真的會比較辛苦
有遇過老闆控制欲很大，許多事情都需要他同意
但要老闆同意就必須將郵件、合約、客戶對話等等翻譯成中
文給老闆簽核，超費時
建議換不同的環境
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