Re: [心得] 善用這個工具你也能成為時間管理大師

痾...剛好有空就來回一下

首先我覺得你這個真的太理想化了

至少就我的經驗我會認為這種作法幫助不大

因為大部分生產力低落不是因為你有沒有進入甚麼心流或甚麼Zone之類的

大部分都是前天打電動打太晚導致隔天精神不好

不然就是本身缺乏工作規畫能力

要不就是做事情的方式不夠Smart 不會善用工具

最慘的就是多種因素所產生的綜合績效低落

解決方法很簡單啦

首先養成規律作息 熬夜一天損失的集中力可能是三天 划不來

工作集中力絕對跟睡眠有關

再來就是一定要運動鍛鍊身體 集中精神其實是很累的

沒有體力很難持久

接著就是工作計畫能力

工作規劃正確才能讓自己按部就班並且依照正常節奏來完成事情

養成一次只做一件事或一類事的習慣 不要妄想多工 看起來很有效率其實不然而且品質堪慮

例如收信就收信 寫報告就寫報告 不要又收信又寫報告 這只會讓自己一直無法集中

一開始如果不知道怎麼做 我可以推薦一個我常用的技巧 就是給任務專屬時間

舉例來說我會排定某個時段就是火力全開專心收信 或某個下午就是火力全開做報告

這個方法最重要的就是一旦進入了那個時段就是只能做那件事情 這樣通常效果不錯

最後就是要持續優化自己的工作效率-對工作方法或流程做出可持續性的改善

這個比較抽象 我舉個簡單的例子

假設我每個禮拜都要交一份業務報告 每次都要花一小時製作

那麼我就會去詳細拆解整個做報告的流程步驟 並且去思考哪個環節可以改善省時

假設我發現我撈資料就要花5分鐘 那麼可不可以請IT改成每周自動發送

我發現我整理業務報表剪剪貼貼要花15分鐘 有沒有可能用Excel函數或VB來一鍵完成

有些固定要開的資料夾 是不是可以依照順序直接設定捷徑在首頁

我的操作有沒有甚麼多餘的動作？可不可以省略？

諸如此類的

這種改善的思維要長期深植心中 因為精進效率是不會往後退的

多多花時間去做那種做一次功而效益可以永續的事情 避免那種做一次只能用一次的事情

這樣才叫做有生產力！

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