Re: [請益] 專案經理們都用什麼工具來管理專案？

※ 引述《Karrous (人稱笨賊一支香)》之銘言：
: 小弟奉命成立一個資訊團隊，工程師都己招募完成了。
: 專案經理的部分因為專業的關系用了一些對流程
: 很熟，但對專案管理很不熟的人
: 結果就是明明工程師都很認真，也能在時程內完成工作
: 但上線時程總是因為一些溝通不良的原因延期.......
: 想用導入工具的方式來改善這個問題
: 有沒有經驗豐富的專案經理可以指導一下的？

前輩們已經回覆得很好，重點是人而不是工具
但如果真的要談「工具」的話，建議是看公司文化去選擇適合的工具
不然只是搞死自己和團隊而已

個人經歷曾經用過Excel、Project、Oracle PLM，當然還有從國中生時代用到現在的email簡單感想如下，但除此之外一定還要有一個大家溝通的平台如Teams或Google Docs
不然永遠是你說一套、成員做另外一套，最後整組delay GG然後還有人裝死不認錯

1. Excel

優點是免錢且大家都有 (公司套裝的Office軟體一定有這套)
所以也不需要去另外下載軟體去「溝通」
專案管理需要的功能也大概能夠有七七八八
只是很大的一個缺點是：凡人不太容易做出精美的甘特圖或是前後相依的任務對照

當然還是有神人，可以用Excel用得出神入化，公式信手捻來而巨集運用自如
但很抱歉我是凡人，所以Excel對我來說其實比較像是筆記的工具
就簡單分類成Action item、Contents (Status)、Owner、Deadline，最後再來個Remarks其實重點會是在Remarks，我的習慣是結合Outlook的信件檔案或是照片、附檔等
讓你在每個追蹤事項上都有很快速的交互參照
對~email是很繁瑣，但很遺憾的是台灣職場上好像還是得超級依賴它
而且對付GY人還是相當有用，尤其是他說你沒通知某某規格需求變更，出包後說風涼話時這會非常好用而且大量節省你找email的時間，對方也比較會乖乖吞下去

神人可以利用Excel畫出甘特圖，且能夠透過公式排除例假日準確抓出工作天
但我個人是直接依賴Project，所以Excel在專案排程的應用，就有賴大神補充了

2. Project

絕對是PM的神兵，但是需要儲值相當多的新台幣價值
如果公司是台幣戰士，請PM勇敢地開需求使用這套神兵
Project神的地方除了自動幫你排除例假日，且還可以依據不同專案需求去做前後相依
或是多個不同專案schedule都能放在同一個頁面呈現、比較
當然神人一樣可以透過Excel達成，只是就像前面講的如果你是凡人
請將研究Excel的時間省下來研究你的專案與產品，至於專案管理就交給Project

Project還有一個優點是要徑的提醒https://tinyurl.com/58nhw3hv
做專案最怕的是不緊急的項目大幅超前，但卻因為要徑大delay變成大家的努力付諸流水要徑的提醒可以快速知道bottleneck可能的風險，讓團隊提早因應準備資源
或甚至請團隊提早動工，總之就是不要到時候才發現有洞卻又閃不掉
就我個人的使用經驗來說，要徑確實可以提早做到預警與反應，或甚至先平行作業避免失誤

3. Oracle PLM

也是PM的神兵，但更吃公司高層的新台幣價值，如果儲值不夠你會很痛苦
不過如果有一般的水準的話，這是套蠻好用的軟體
首先它就像公司內部的Google一樣，舉凡你要查詢BOM、料號、承認書、專案文件...etc.只要輸入關鍵字就可以幫你找到資料
你也不用自己找MIS建NAS資料夾，就全部透過PLM的Web UI幫你把文件分類的整整齊齊
還可以針對不同使用者帳號區分權限做管理，當然前提是你公司有錢一個人配一個帳號啦

在專案管理上面，PLM除了也有排除例假日的功能，更棒的是可以在Task快到期時提出警示當然Project、Outlook...都有類似的功能，但PLM給你的是一個設計好的Template
你只要設定好專案的時程與相對應的Tasks，後面就交給它照表操課與自動提醒
如果有時程更改也可以直接在PLM上面更新，所有的Task就會像Project一樣重新規劃
總而言之，就是省去你在那邊「算日子、改格式與整理資料」的時間
把心力留在關鍵的任務與專案上面

4. Teams or Google Docs

好用的協作工具，當然像Redmine、Jira早已有類似的功能
但在Teams or Google Docs挾天子以令諸侯下，可能是除了Line之外一樣不可或缺的工具Teams or Google Docs的好處是，一份文件你可以同時讓所有團隊成員檢視與編輯
以往你要透過email傳個大半圈的事情，透過Teams or Google Docs馬上就可以詔告天下專案成員如果有任何意見也可以立即回饋，根本就是PTT的工作職場版
(當然是不建議在上面嘴砲啦，話說我還真的看過有工程師在Redmine上面筆戰的...)

而且有個最重要的功能，就是即時同步所有團隊成員的資訊
從此你不用再被搞不清楚狀況的人煩惱了，也不用去調閱民國幾年幾月的郵件去「證明」在這上面的就是最新資訊，請全世界依照這些資訊進行運轉

5. Email

最後題外話聊一下Email這東西
個人工作習慣是，非不得已不會去「另開新的email subject」並且重新發信給所有人
某某事情是透過Subject A去討論的話，往後就盡量都以Subject A去和你的團隊成員溝通所以我比較常做的是使用舊email繼續討論下去，而不是想到啥就開一個新的email亂入

原因其實很簡單，因為Outlook的搜尋功能到了現代還是奇爛無比
你輸入關鍵字永遠有很大機會找不到你想找的信件
但如果你都是用相同的email subject，你只要使用「相關的」這個功能
就可以找到從古至今的所有討論串
除非不得已或是需要分拆討論對象，才用新的Email subject去做區分

我個人很不喜歡「想到啥就開一個新的email subject」的人
因為事後你會發現，有些天兵會在案子已經到了Phase 3的時候，還在問Phase 2解了沒
就只是因為他沒有跟到最新的email
但其實也不能怪他，畢竟每天信件這麼多，不會沒事每一封都看完
這個時候email subject就是很重要的指引
另外是老愛用「(Urgent/Important)」去修改原始信件標題的人
因為這樣寫不代表其他人願意優先處理你的事情
但你這樣亂改email subject，只會讓真正要做事的人摸不著頭緒
到底哪一封信才是真正最緊急，也是最新的資訊呢?

這個時候統一email subject就相當重要了，而我個人常常扮演這個角色
原因無他，因為最後出包的時候你會相當需要email證明一切...
而且PM一定要做到的事情是，區分任務的優先順序，不然你只會累死團隊
但當你找個email都要找個半天時，怎麼會有時間去處理其他事情呢?
(當然啦，都不看email的人不在討論之列...我還真的遇過這種PM)

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