[閒談] 檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本
檔案管理中的紙本檔案,同樣是「物」,涉及保管,管理責任包含帳冊與實際相符。
這原理同樣應用在各類物品的帳目。不管是常見的辦公室財物、或某些倉庫中的數以百計、千計的物品--例如在農委會的農倉內農作物的管理--的具體「財物」。
先前武職公務圈(軍方)裡才發生一件有人要負責的事:某單位遺失兩支槍機且事發後
一年才發現。由此而聯想:
一般認為檔案管理的管理難度還算普通。但是請教各位的看法:若是電腦公文目錄中有某個早期公文或簽呈,但是並沒掃瞄成影像檔,需要調閱時要從資料夾中找到該紙本公文。
但是萬一怎麼找都找不到該紙本。這是要詢問的情況。依照管理人不同又分兩情形:
如果在同一人的職務任期內:比如說2020年該名檔管在其他事件中找到該公文給調閱者閱覽;然後調閱者歸還給他查收;但是2023年另有人申請,他卻找不到該公文--找到與找不到都發生在他任期內,那麼他怪不了別人,遺失責任由他負很明顯。
如果是前任檔管人員過世。隔陣子從他處調來本單位,被長官指派接任檔管的新進同仁,上任後第二週遇到有調閱者申請調閱電腦公文目錄中某個紙本公文,這位新進檔管人員花一星期將檔案室數百個(不管主題有關或無關的,全打開來找)資料卷宗夾裡的上萬件紙本公文全翻遍,就是沒發現電腦公文目錄中顯示已存查的那份舊紙本公文。
就算要打電話問前手也做不到(過世只是假設,意思是沒得問)--這個「公文消失了」的責任會是新手背鍋嗎?他無法證明到底是遺失在自己接任這一週內或不在這一週內(因為接任當天大概也沒清點存查的舊紙本公文數目)..。
或是,檔案管理也有一絲「財物管理」領域的「移交清點」帳目上vs.實物數量的色彩?若沒在接任當天清點清楚公文(電腦中的)名目與紙本實物相符,就是個不知哪天找不到實物而出事的地雷?
詢問版上對這個看起來有點棘手的議題,知曉相關規定與實務作法的網友們的意見。
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不見就上簽 說明遺失原因 一般都說已銷毀 最後的辦
法就是問檔管
局
何況遺失的是民國幾年的檔案?
檔案遺失頂多就懲處
銷毀才有刑責
認同一樓,主動發現,主動陳報,寫得越清楚越好,責
任不在你
你有陳報問題就不在於你 槍那個也這樣 不管原先保管人
是不是同一人 在交接時或發現短少時就應該通報 如果都
在前手任用你發現自然沒你的事
這讓我想到之前聽朋友講的故事,就一樣是被長官調
去接檔管,結果發現前任好像將近一整年的公文都只
點收,完全沒有去做後續的動作,全部像山一樣堆在
檔案室的地板上,而且這個前任深受長官喜愛還是升
上去...
各位先進說得有理~但若單位沒安排點交而讓你直接上(前手
已出缺一陣子)的情況 當事人自己要趕緊自行清點 才有先
進們說的無責結果?但若被長官交待的其他檔管急事耽擱 而
使得被調閱的事較快發生 而後才清查發現找不到文-這情況
當事人就麻煩了(不適用先進們說的即早證明該文早已遺失)
因為這時候就如正文說的 是否遺失在自己上任後這兩週?變
得無法明確證明?
若你要用公務人員交代條例,要看有沒有符合第七條
、第15條吧!但
按照檔案法跟相關規定,清查後發現檔案遺失就是上
簽陳。
不然你就問檔管局,但應該得不到很清楚的答案。
你叫你朋友看找找看有沒有調閱單,看之前是不是有
借調沒歸還或是
看該份檔案是不是單位存查。
另外,移交有移交的程序,若不符合程序,不可能算
在你朋友身上。
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Fw: [新聞] 北市近千份公文爆遺失 公務員辯「壓力大作者: gentleman888 () 看板: Examination 標題: [新聞] 北市近千份公文爆遺失 公務員辯「壓力大 時間: Fri Aug 6 12:41:33 2021 北市近千份公文爆遺失 公務員辯「壓力大」直接刪除或銷毀 2021年8月5日 15:3944
[心得] 菜鳥收發的心得我接收發以來過了三個月 我的工作內容有分文 發文 存查 掛文 收信貼郵票 來信寫掛號簿 送公文 辦藥品衛材公文 管理停車場 停車證 管理跑馬燈 之前還要去醫院本院院區撿垃圾 巡檢路燈路樹水溝蓋(但我根本沒時間做29
[請益] 請問公文辦完不歸檔?各位先進好 在多年公務經驗中,公文無論是簽呈或是函稿,辦完以後最後一關都是進檔案室歸檔。 但到新機關後,發現生態很不同,來文不必掛文號,創簽不必取號,紙本公文辦完簽呈直 接留在承辦人員手上!?完全刷新我的公文三觀 想請教,辦理的簽呈中,很涉及採購(多是10萬內)的經費支出,雖然主計、秘書室也會20
[請益] 公文內一定要出現存字,才能歸檔嗎?辦了快三年電子公文,研考跟檔管換了好多人 在這一任研考跟檔管下 開始出現決行完送歸檔被退回 理由是 你的文內沒有文存,歸檔等字樣14
Re: [請益] 檔案管理/文書處理/收發的概況及可能目前是檔管收發,淺薄回答,歡迎各位先進補充 ※ 引述《PTTHappy (no)》之銘言: : 以下先說說我的淺薄思維下的對三類工作概況預想--我知道很可能有誤: : 檔案管理是指把卷宗歸檔、放進、放出(好像不是吧)?需要在電腦內製作相關表格嗎 ?11
[請益] 公文時效性的問題已決行的紙本公文(已取號) 但還未發給對方的單位 剩下一天就要到期 因公文時效及單位績效的問題,不能展延 可重新創簽取號嗎?7
[請益] 地特五等台北市一般行政 志願選填請教大家建議選擇哪個比較好? 希望是工作單純,能有時間繼續準備考試: 1. 臺北市稅捐稽徵處中山分處 (1)檔案管理。(2)支援收文。 2. 臺北市松山區公所秘書室3
Re: [討論] 若全縣市封鎖說到公文電子化 老實說我覺得這是一個很麻煩的東西 像是陳判參考的附件 必須把附件印出來 拿去掃描成電子檔之後- 要列印收據是老師自己的問題吧 正常把收據的截圖用LINE傳給班上群組給老師看不就好了? 教育局規定的流程一定不會說還要列印收據給老師的 認真來說政府的無紙化已經比民間公司好上好幾百倍了 政府機關間的公文現在流程可以全面電子化