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[閒談] 檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本

看板PublicServan標題[閒談] 檔案管理時找不到電腦公文目錄裡某份紙本作者
PTTHappy
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檔案管理中的紙本檔案,同樣是「物」,涉及保管,管理責任包含帳冊與實際相符。
這原理同樣應用在各類物品的帳目。不管是常見的辦公室財物、或某些倉庫中的數以百計、千計的物品--例如在農委會的農倉內農作物的管理--的具體「財物」。

先前武職公務圈(軍方)裡才發生一件有人要負責的事:某單位遺失兩支槍機且事發後
一年才發現。由此而聯想:

一般認為檔案管理的管理難度還算普通。但是請教各位的看法:若是電腦公文目錄中有某個早期公文或簽呈,但是並沒掃瞄成影像檔,需要調閱時要從資料夾中找到該紙本公文。

但是萬一怎麼找都找不到該紙本。這是要詢問的情況。依照管理人不同又分兩情形:

如果在同一人的職務任期內:比如說2020年該名檔管在其他事件中找到該公文給調閱者閱覽;然後調閱者歸還給他查收;但是2023年另有人申請,他卻找不到該公文--找到與找不到都發生在他任期內,那麼他怪不了別人,遺失責任由他負很明顯。



如果是前任檔管人員過世。隔陣子從他處調來本單位,被長官指派接任檔管的新進同仁,上任後第二週遇到有調閱者申請調閱電腦公文目錄中某個紙本公文,這位新進檔管人員花一星期將檔案室數百個(不管主題有關或無關的,全打開來找)資料卷宗夾裡的上萬件紙本公文全翻遍,就是沒發現電腦公文目錄中顯示已存查的那份舊紙本公文。

就算要打電話問前手也做不到(過世只是假設,意思是沒得問)--這個「公文消失了」的責任會是新手背鍋嗎?他無法證明到底是遺失在自己接任這一週內或不在這一週內(因為接任當天大概也沒清點存查的舊紙本公文數目)..。

或是,檔案管理也有一絲「財物管理」領域的「移交清點」帳目上vs.實物數量的色彩?若沒在接任當天清點清楚公文(電腦中的)名目與紙本實物相符,就是個不知哪天找不到實物而出事的地雷?

詢問版上對這個看起來有點棘手的議題,知曉相關規定與實務作法的網友們的意見。

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talesb7223203/13 09:01不見就上簽 說明遺失原因 一般都說已銷毀 最後的辦

talesb7223203/13 09:01法就是問檔管

talesb7223203/13 09:01

talesb7223203/13 09:03何況遺失的是民國幾年的檔案?

talesb7223203/13 09:04檔案遺失頂多就懲處

talesb7223203/13 09:04銷毀才有刑責

jarvisbrett03/13 12:22認同一樓,主動發現,主動陳報,寫得越清楚越好,責

jarvisbrett03/13 12:22任不在你

ezmantalk03/13 12:29你有陳報問題就不在於你 槍那個也這樣 不管原先保管人

ezmantalk03/13 12:29是不是同一人 在交接時或發現短少時就應該通報 如果都

ezmantalk03/13 12:29在前手任用你發現自然沒你的事

Kokutoumikya03/13 17:05這讓我想到之前聽朋友講的故事,就一樣是被長官調

Kokutoumikya03/13 17:05去接檔管,結果發現前任好像將近一整年的公文都只

Kokutoumikya03/13 17:05點收,完全沒有去做後續的動作,全部像山一樣堆在

Kokutoumikya03/13 17:05檔案室的地板上,而且這個前任深受長官喜愛還是升

Kokutoumikya03/13 17:05上去...

PTTHappy03/13 18:22各位先進說得有理~但若單位沒安排點交而讓你直接上(前手

PTTHappy03/13 18:22已出缺一陣子)的情況 當事人自己要趕緊自行清點 才有先

PTTHappy03/13 18:24進們說的無責結果?但若被長官交待的其他檔管急事耽擱 而

PTTHappy03/13 18:24使得被調閱的事較快發生 而後才清查發現找不到文-這情況

PTTHappy03/13 18:25當事人就麻煩了(不適用先進們說的即早證明該文早已遺失)

PTTHappy03/13 18:26因為這時候就如正文說的 是否遺失在自己上任後這兩週?變

PTTHappy03/13 18:27得無法明確證明?

talesb7223203/13 19:07若你要用公務人員交代條例,要看有沒有符合第七條

talesb7223203/13 19:07、第15條吧!但

talesb7223203/13 19:07按照檔案法跟相關規定,清查後發現檔案遺失就是上

talesb7223203/13 19:07簽陳。

talesb7223203/13 19:13不然你就問檔管局,但應該得不到很清楚的答案。

talesb7223203/13 19:24你叫你朋友看找找看有沒有調閱單,看之前是不是有

talesb7223203/13 19:24借調沒歸還或是

talesb7223203/13 19:24看該份檔案是不是單位存查。

talesb7223203/13 19:31另外,移交有移交的程序,若不符合程序,不可能算

talesb7223203/13 19:31在你朋友身上。