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[心得] 《矽谷流萬用敘事簡報法則》讀後心得

看板book標題[心得] 《矽谷流萬用敘事簡報法則》讀後心得作者
wackynoteis
(Waki瓦基)
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《矽谷流萬用敘事簡報法則》讀後心得:我讀過最好的簡報書
我讀完這本書非常後悔,後悔沒有早一點讀到

圖文好讀 https://readingoutpost.com/business-storytelling/

「這是我讀過最好的簡報書。」如果只能用一句話描述今天要介紹的這本書,這句話就夠了。我讀完這本書之後,直接把其他的舊簡報書裝箱、準備賣二手,我身邊只需要留這一本就夠了。如果你正想要學做職場和商務簡報,提升自己的職場溝通能力,千萬不要錯過這本好書。

這本書在說什麼?

《矽谷流萬用敘事簡報法則》的作者是兩位矽谷的簡報專家,她們創立了一間名字就叫做「簡報公司」(The Presentation Company)的簡報培訓公司,到世界各地的《財星》
500 大企業舉辦工作坊,指導專業人士說出視覺化的故事,提升他們簡報和商業敘事的技巧。她們的培訓成效非常亮眼,這本書也受到各大公司高階主管的讚賞,像是臉書、微軟、蘋果、萬豪集團…都是她們服務過的客戶。

她們發現,不論是向主管提出建議、向團隊提出狀態更新、向合作夥伴尋求協助,或是向刁鑽的客戶回答問題,一旦我們掌握了「商業敘事」的架構,就能讓我們表達的內容更清晰,讓故事更有人情味,別人就會更願意、也更能夠聽懂我們在說什麼。

她們在業界進行大量培訓之後,還發現了一個不變的真理:「在豐富的說故事生態系統中如魚得水的人,他們的職涯晉升速度很快。」而且,建立說故事文化的企業,是市場上真正的贏家。懂得用這種方法說故事的人和企業,他們傳達出來的訊息更一致、團隊的合作能力更好。

為什麼TED那套不管用?

我相信很多人可能跟我一樣,曾經找過很多簡報書來看,最有名的一種門派就是「TED 演講」的 18 分鐘簡報。可是當你真的把這套方法應用在工作上,你一定會遇到一個讓你感到挫折的狀況,那就是主管可能會念你:「你是來做工作簡報的,不是來公司演講的。」「快點講重點好不好,我不要聽這麼多故事。」

這也是我曾經踩過的「坑」。有很多的簡報和演說技巧,用在外面的大型演講或者小型講座,是真的很有效果的。可是,只要把場景變成你要對上級、主管和團隊報告的時候,這些方法通通都會「吃鱉」。你必須要很有智慧自己去改造這些方法,或者被罵過很多次之後才漸漸醒悟。

如果你已經走過,或者你即將走過我前面說的這種狀況,你到最後一定會在心裡面吶喊:「可不可不要這樣?」「可不可以給我一本『真的能直接應用在工作』的簡報書啊?」不用擔心,今天分享的這本書就是完全為了職場和商務工作量身訂做的簡報書。

我為什麼這麼愛這本書?

我在讀這本書的時候,腦中一直浮現出來這句話:「它遠遠超出了我對一本簡報工具書的期待。」我認為有三個關鍵的差異,讓這本書在其他類似的作品裡面,能夠輕易地脫穎而出。

第一個,聰明的排版和全彩的配色。

一本簡報書「有沒有料」,你只要看它的排版「好不好讀」就知道了。這本書的排版跟配色真的是別出心裁,讀起來就像是兩位作者親自在你面前講解一樣。整本書的文字流暢又好理解,而且金句滿滿,加上大量的視覺化元素輔助,無論是什麼程度的讀者都可以有效吸收。

還有,這本書我一拿到手的時候,它的「質感」就說明了一切,它的裝訂方式是砸下重本去做的「穿線膠裝」,這是一種禁得起一再翻閱、不怕掉頁的裝訂方式。一本好的工具書,就是要讓你重複翻個好幾百次。這本書選擇用這種裝訂方式,我覺得也是一種有信心的展現。這本書你一定要買紙本版。

第二個,改造前、後的圖文對照。

以前我讀過一些傳統簡報書,讓我最困擾的就是有些書講了一堆道理,卻沒有案例對照。這本書完全沒有這種問題,它附大量的「真實投影片範例」,先詳細舉出改造前的缺點,然後附上改造後的樣貌和優點。而且這些範例的內容遍佈各行各業,你很容易就能找到可以參考和模仿的對象。

第三個,延伸各種工作情境的應用。

這本書的主軸是教我們做簡報、說故事,但是退一步來想,其實裡面的「所有技巧」,都可以彈性應用到工作當中的其他場景。例如說,對主管和上級「提出建議」,對老闆或團隊做一份「近況更新」,撰寫一封「電子郵件」,甚至是製作「一頁式報告」(one-page),這些天天工作都會面臨的情境,都可以用這本書教的方法來解決。

書中對每一種情境詳細舉例,該怎麼將簡報技巧「彈性調整」成各種不同的格式和順序,徹底發揮說故事的力量。如果你對我跟剛剛提到的這些情境感到「迫切的需求」,那麼你只要讀這一本,就可以「抵過」其他好幾本普通的書。

商業敘事的主架構

接下來,我簡單介紹一下這本書提倡的「商業敘事」簡報架構讓你認識,也就是「四大路標」。這種敘事方法讓人感到很熟悉、有人情味、心滿意足,最後引發感受。如果一個想法讓我們有「感覺」,我們才會「記住」。

第一個路標:背景

每個精彩的故事都需要「背景」,任何一個好故事都會有一個開場的背景,像是「在一個風雨交加的夜晚…」。

背景就是要我們試著建立一個「關鍵的關注點」。在設定概念的時候,畫出明確的界線,方便大家共同關注。

第二個路標:人物

每個精彩的故事都會有「人物」。像是蜘蛛人、灰姑娘、小熊維尼,這些人物是我們專心聽故事的原因,因為我們對人物面臨的遭遇,有一種感同身受的熟悉感。

在商業敘事裡面,我們可以給人物一個姓名(例如瓦基),也可以給一個沒有姓名的通稱(例如台灣上班族),甚至是用你自己本人的名字。無論你選哪一種人物,目的都是為了展現「這個人物如何受到故事背景的影響」。

像是一位睡眠顧問要向一家企業提案他的「睡眠課程」,他的簡報背景和人物就可以是:「我們在白天永遠處於『開機』的狀態,很多上班族在晚上找不到『關機』的開關,有兩成的人每天睡不到六個小時。」這個時候,整個故事的脈絡就跑出來了。

第三個路標:衝突

每個精彩的故事都有「衝突」。因為沒有衝突的故事就沒有人想聽。

很多無聊的簡報就是因為太過平鋪直敘、缺乏衝突,所以聽完之後會讓人冒出問號:「所以呢?」因此衝突很重要,衝突可以是我們「過去」做得很糟糕的地方、「現在」遇到的阻礙、「未來」即將到來的挑戰。

無論是大衝突、小衝突,你必須讓聽你講故事的人感到緊張,給他們一個繼續專心聽這場簡報的理由。

像是剛剛的睡眠課程的提案,衝突就是:「缺乏睡眠會嚴重影響工作表現,會傷害主管跟團隊的互動、會傷害工作者的身體健康、會讓人喪失創意和思考的能力。」這麼嚴重,怎麼辦?

中間的神來一筆:大創意

每一個好故事都需要「大創意」,這就是「無論如何聽眾都要記得的一件事」。

當你已經建立好故事的背景、提出令人不安的衝突,聽眾很關心你的故事,這時候,你就要提出「大創意」,幫聽眾擺脫那種不安的感受。大創意必須激勵人心、很深刻、有辦法執行。

像是剛剛的睡眠課程的提案,大創意就是:「我們需要休息與充電才能維持工作的高績效。先關機才能充電。」聽眾聽到這邊的時候會恍然大悟,心中想著:「那麼,要如何關機?」這時候,就是最後一個路標出場了,你要講出「結局」。

第四個路標:結局

每個精彩的故事都有「結局」。結局能夠帶你的聽眾安然度過衝突,邁向更美好的未來。

對銷售人員來說,結局就是指出產品的功能和好處;對顧問來說,結局就是指出解決問題的直接步驟;對產品經理來說,結局就是指出能促進產品成長和改善的方法。

像是剛剛的睡眠課程的提案,結局就是:「我們會提供一堂運用了現代睡眠科學的課程,先幫你認識自己的睡眠弱點,然後提供量身訂做的個人改善體驗,最後再參加團體或一對一的輔導。」

這本書教學的商業敘事結構,除了用在平常的工作簡報之外,作者還會教你如何「彈性調整」應用在其他的情境,像是:向主管提出建議、提供近況更新、撰寫電子郵件、提出一頁式的報告。我看每一種情境的範例的時候,都是點頭如搗蒜,多麼希望自己能早一點就讀過這本書。

用生動的標題推進故事

對我來說,這本書的含金量太高了,有許多章節都值得一讀再讀。我特別挑選一個,我覺得每個人都應該先念 10 遍的章節來分享,那就是「用生動的標題推進故事」。

回想一下,其實很多人下標題的能力都很糟糕。最常見的投影片標題就是隨便寫一個名詞,像是:營收、近況更新、消費者行為。這種標題,有寫跟沒寫一樣。寫這種標題就好像是在對聽眾說:「這頁的主題我寫好囉,想看什麼你自己去投影片裡面找囉。」這種標題既隨便又不負責。

投影片的標題怎麼寫比較好?我們要先知道「標題的功用」。寫標題是為了:引導受眾的關注點、協助你控制敘事、確保故事不斷前進。對投影片來說,生動的標題就像是故事旅程的「GPS 路線圖」。串連起概念、事實與數據,讓聽眾知道現在走到哪裡了,接下來要往哪裡去。

一個好標題的原則:簡潔扼要,明確的數據、時間和計量單位,就像在跟別人對話一樣(想像你的投影片能夠說話,他們會說出什麼?)書裡面舉了很多「爛標題」和「好標題」來做對照。

爛標題:營收。 好標題:推出雲端服務之後,營收在過去 3 年飆升。

爛標題:近況更新。 好標題:第一季由虧轉盈,大勝前兩季。

爛標題:消費者行為。 好標題:大部分的消費者會在聖誕節購買或更換手機。

爛標題:專案時間線。 好標題:我們預備分成 3 個階段推出。

透過這些標題的比較,你會發現一個好標題,可以讓聽眾一秒就聽懂這整頁的重點是什麼。作者強調:「標題是對話式的陳述,能夠濃縮你的洞見,並協助推進故事。」如果你下一次做完投影片,發現這頁的標題很難描述,要嘛你繼續絞盡腦汁想清楚,要嘛這一頁就是廢話、直接刪掉。

後記:主管和團隊的必讀之選

總結《矽谷流萬用敘事簡報法則》這本書給我的感覺:「我讀完這本書非常後悔,後悔沒有早一點讀到。」我覺得每一個在職場上工作的人,真的都應該擁有一本,避免作出垃圾簡報,避免寫出不知所云的電子郵件。

書本最後面還提到一件很重要的章節,是特別寫給主管讀的,那就是「由主管帶頭當故事教練」。也就是說,主管必須親自推動說故事的文化,你必須親自示範。

作者建議,主管可以這樣幫助你的下屬:協助確認明確的目標受眾、指出各種說故事的機會、鼓勵他們當彼此的教練、設定更明確的高標準,甚至引入正式的說故事訓練。作者說:「管理者應該讓良好的說故事能力,成為職涯晉升的關鍵。」

團隊成員之間也可以提醒彼此,這個故事是否具備四大路標?是否有一個明確好記的大創意?故事的標題是否流暢?結局是否能支持故事的大創意?透過這種討論和提問,也能讓團隊成員當彼此的教練。

如果你是公司的主管或高層,想要提升員工的簡報和溝通能力,減少自己看到垃圾簡報的機率,你可以先買這本書來翻翻看。我相信你翻完後,就會把這本書擺在每個人的桌上。

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weimr02/24 23:20

skyhawkptt02/25 04:06謝謝導讀推薦,這本要準備買兩個版本

mintiest02/25 12:43感謝推薦!這篇太有說服力,立刻訂購了